Obchodné memorandum alebo memorandum je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako informovať kolegov a zamestnancov nadchádzajúceho stretnutia. Účinné oznámenie o stretnutí poskytne základné informácie o stretnutiach jasným, stručným a profesionálnym spôsobom.
Relevantné informácie
- Postupujte podľa všeobecného štvorbodového formátu pre položku, ktorá by mala obsahovať na, z, dátum a predmet v okruhu pre vaše stretnutie so zamestnancami _._ Pole "Do" by malo zahŕňať všetkých, ktorí sú pozvaní na stretnutie. "Od" sa zobrazí vaše meno a názov pozície. Dátum oznámenia v deň jej rozoslania. Napíšte, čo sa týka poznámky v poli "Predmet", ako napr. Stretnutie manažérov 15. augusta 2019."
- Uveďte účel stretnutia v úvodnom odseku spolu so všetkými základnými relevantnými informáciami vrátane času a miesta. Napríklad "Účelom stretnutia je diskutovať o revidovanom motivačnom pláne zamestnancov. Schôdza sa začne o 15.00 hod. v hlavnej konferenčnej miestnosti a trvá jednu hodinu. Všetci manažéri a vedúci pracovníci sú povinní navštevovať. "
- Poskytnite prehľad o tom, čo bude pokryté počas schôdze v tele. Udržujte informácie stručne, ak je to možné; ponechať podrobnosti, ktoré sa majú prerokovať na aktuálnom stretnutí. Napríklad: "V dôsledku vašej spätnej väzby spoločnosť zavedie revidovaný plán motivácie zamestnancov 1. septembra 2019. Nový plán odmeňuje tímov predaja, a nie len jednotlivcov, keď spĺňajú svoje mesačné a štvrťročné ciele. Uznávame prínos našich obchodných tímov pracujúcich v tímoch a dúfame, že tento trend podporíme s finančnými stimulmi. "
Tipy
-
Všetky informácie uvedené v oznámení by mali byť dôležité pre stretnutie. Vyhnite sa tomu, aby ste zahrnuli informácie, ktoré sa týkajú akýchkoľvek problémov súvisiacich so spoločnosťou, ktoré sa na schôdzi nebudú diskutovať.
Pred stretnutím
- Informujte príjemcov, ak sa potrebujú pripraviť v žiadnom prípade alebo si prečítať materiály pred návštevou stretnutia. Príkladom môže byť: "Každý z vás bude do konca dňa zasielaný e-mailom o revidovanom formáte a politike motivačného plánu. Preskúmajte dokumenty vopred, aby ste boli pripravení diskutovať o obsahu a požiadať o objasnenie, kde je to potrebné."
- Povedzte pozvaným používateľom pri rozdávaní agendy schôdzok. Napríklad: "Agentúru rozdám prostredníctvom e-mailu aspoň 24 hodín pred schôdzou. Po prijatí si prosím prečítajte agendu."
- Požiadajte pozvaných, aby vás ihneď informovali, ak sa nemôžu zúčastniť stretnutia, aby ste si mohli naplánovať čas na prečítanie informácií s nimi. Aj keď posielate povinné stretnutie, niektorí zamestnanci alebo pozvaní môžu byť na dovolenke alebo mimo mesta na pracovnej ceste.
Tipy
-
Nechajte pozvaných poznať, či ste ochotní odpovedať na otázky týkajúce sa témy stretnutia vopred, alebo či by ste sa mali vysvetliť na aktuálnej schôdzi. Zadajte kontaktné telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, ak vopred položíte otázky.
