Ak ste vlastníkom firmy, je dôležité mať k dispozícii aktuálny zoznam inventára. Položky zásob sú považované za aktíva podniku a mali by byť uvedené vo vašich finančných záznamoch. Taktiež potrebujete tieto informácie, aby ste presne vypočítali, koľko poistenia potrebujete v prípade krádeže, požiaru, povodní alebo inej udalosti, ktorá by mohla mať vplyv na váš inventár. Ak dôjde k udalosti, váš inventárny zoznam vám pomôže pri podaní poistnej udalosti.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
počítačový
-
softvér
Rozhodnite sa, aký typ počítačového softvéru chcete použiť na zaznamenávanie a aktualizáciu inventára. Mnoho spoločností používa tabuľku programu Excel na zoznam svojich položiek inventára.
Zadajte informácie, ako napríklad popis každej položky; množstvá položiek; sériové čísla na zariadení; názov výrobcu; kúpna cena; a dátum nákupu. Každý typ podnikania bude obsahovať rôzne veci. Advokát môže mať len kancelárske vybavenie; stavebná spoločnosť by mohla mať buldozéry, nákladné automobily, prívesy a náradie; obchod s potravinami môže mať registračné pokladne, regály, chladničky, mrazničky a potravinové výrobky, ktoré predávajú. Veľký obchod alebo spoločnosť môže potrebovať inventarizáciu položiek denne; malá kancelária môže potrebovať len inventarizáciu zariadenia raz ročne. Nie je potrebné všetko inventarizovať. Kancelárske potreby ako papier, perá a sponky na papier nie je potrebné inventarizovať (ak nemáte kancelársky obchod). Vo všeobecnosti by ste mali inventarizovať všetko, čo by ste zahrnuli do poistnej správy.
Zahrnuté skenované kópie príjmov z pôvodného nákupu do záznamov počítača.
Do záznamov počítača vložte naskenované alebo digitálne kópie fotografií inventára. Napríklad fotografovanie počítačov, kopírovacích strojov, automobilov, kamiónov, šperkov (ak vlastníte klenotníctvo), strojov atď.
Uložte záznamy počítača na bezpečnom mieste, kde by ste potrebovali prístupové heslo. Poskytnite heslo tým, ktorým dôverujete týmto informáciám.
Uistite sa, že máte niekoľko kópií inventára, ktoré sa nachádzajú mimo sídla na bezpečnom mieste. Poskytnite elektronickú kópiu inventára svojmu právnikovi, účtovníkovi a poisťovaciemu agentovi.
Vezmite do úvahy bezpečnú schránku vo vašej banke, kde môžete uchovávať vytlačené a elektronické kópie inventára.
