Mnoho organizácií má problémy a napísať správu o riešení problému, mali by ste postupovať podľa konkrétnych krokov., Skôr než budete môcť napísať poznámku, potrebujete všetky informácie týkajúce sa problému, ako aj jednotlivcov, ktorých sa to týka. Niekedy riešenie problému je záležitosťou zlepšovania komunikácie.
Určte alebo definujte problém. Vaša poznámka by mala začať s vyhlásením o probléme. Toto je stručný prehľad toho, čo je problém. Uistite sa, že tieto informácie uvádzate v najjednoduchších možných termínoch, aby všetci, ktorých sa to týka, porozumeli problému.
Zistite možné príčiny problému. Váš akčný plán môže byť zameraný na odstránenie príčin.
Napíšte, kto a čo je problémom ovplyvnený. Uveďte všetky postihnuté osoby a oddelenia a vysvetlite ich. Napríklad neadekvátny počítačový systém ovplyvní oddelenie služieb zákazníkom, pretože nebude môcť prijímať hovory tak rýchlo. To môže znížiť ziskovosť spoločnosti, pretože zlé zákaznícke služby môžu spôsobiť stratu podielu na trhu.
Vytvorte zoznam možných riešení problému. Jedným z riešení môže byť kompletný upgrade na počítačový systém. Ďalším možným riešením je najať ďalších zástupcov služieb zákazníkom, aby ste zvládli prebytok hovorov kvôli zlému systému. Zaznamenajte toľko riešení problému, ako môžete vyriešiť.
Odporučte najlepšie možné riešenie. Vysvetlite, prečo je zvolená metóda najlepšia. Určte, kto mu pomôže implementovať. Vaše odporúčanie by malo zahŕňať náklady, ktoré vzniknú. Uistite sa, že riešenie má začiatočný čas a čas ukončenia. Napíšte jednotlivcov alebo oddelenia, ktoré sa zúčastnia riešenia.
