Dobre napísaná poznámka vám môže pomôcť rýchlo získať súhlas s nákupom počítačov pre vašu spoločnosť alebo organizáciu. Poznámka musí jasne uvádzať potrebu počítačov, prečo by sa malo nakupovať teraz a jasne by sa mali objaviť všetky možné alternatívy. Táto poznámka by mala byť založená na obchodných dôvodoch a nie na osobných túžbach.
Zhromažďujte informácie o aktuálnom stave počítačov vašej organizácie. Zistite, či existuje dostatok počítačov pre všetkých členov organizácie, ich pracovný stav a kedy boli zakúpené. Zistite pôvodnú kúpnu cenu a porovnajte ju s bežnými cenami. Zhromažďovať údaje o peniazoch vynaložených na opravy. Zdokumentujte kvalitu zariadenia a či sa stal zastaralý. Rozhovor s ľuďmi, ktorí používajú aktuálne počítače. Opýtajte sa ich rád a nepáči. Opýtajte sa, či cítia, že ich počítače doma sú lepšie ako ich kancelárske počítače, a ak áno, prečo.
Kontaktujte svojich kolegov v iných organizáciách. Zhromaždiť čo najviac inteligencie o počítačoch, ktoré používajú, ako dlho sú v prevádzke a akýchkoľvek plánoch na inovácie.
Zvážte použitie údajov, ktoré ste získali, aby ste mohli dokončiť analýzu SWOT. SWOT znamená silné, slabé stránky, príležitosti a hrozby. Analýza SWOT je obzvlášť užitočná, keď sa pokúšate ospravedlniť veľký nákup veľkej organizácie. Príprava SWOT na akékoľvek rozhodnutie vám však môže pomôcť vytvoriť lepší argument. Analýza SWOT vám pomôže určiť, ako silná je vaša počítačová technológia dnes, jej slabé miesta a príležitosti na zlepšenie. Bude tiež preskúmať hrozby, ako napríklad, ako vaša spoločnosť môže zaostávať za časy a strácať svoju konkurencieschopnosť, ak bude pokračovať v zastaraných technológiách. Nakoniec zozbierajte informácie o cenách od viacerých dodávateľov.
Napíšte poznámku pomocou všetkých požadovaných údajov. Nezabudnite sa sústrediť na obchodný prípad nákupu; skutočná objednávka príde neskôr. Jasne a presvedčivo. Prezentujte poznámku a získajte súhlas.
