Vo všeobecnosti sa vo verejnom sektore používajú krátke dokumenty, ktoré obsahujú súhrny konkrétnej problematiky a navrhovaný postup, ktorý by mohol ísť s ňou. V podnikateľskom prostredí môže výkonný asistent informovať generálneho riaditeľa o záležitosti, o ktorej sa bude diskutovať napríklad na ďalšom zasadnutí správnej rady. V tomto prípade môže generálny riaditeľ chcieť poznať pozadie a kontext problému a všetky ďalšie kroky, aby mohol diskutovať o špecifickostiach s členmi predstavenstva. Ak chcete, aby ste písali inštruktážny list pre niekoho vo vašom podniku, nezabudnite to presne a stručne.
Formát príspevku
Ako naznačuje názov, briefing papers majú byť krátke. Vo všeobecnosti budete musieť papier uchovávať pod dvoma stránkami, aby ste ich mohli ľahko čítať a absorbovať. Účelom briefingového dokumentu je informovať príjemcu o zložitom probléme, poskytnúť kontext na vysokej úrovni a obsahovať odporúčania pre to, čo robiť ďalej. To mu pomáha, aby si uvedomil najdôležitejšie body, aby urobil potrebné rozhodnutia alebo dokončil všetky súvisiace úlohy. Briefing papers sú napísané v jasnom, jednoduchom jazyku a často obsahujú body odrážky namiesto hustých odsekov, takže sa dajú ľahko skenovať.
Začiatok Briefingového dokumentu
Uveďte názov toho, kto píšete dokument o príprave, aktuálny dátum a predmet informačnej poznámky v hornej časti. Mnohé poznámky začínajú s časťou "Účel", ktorá sa používa na identifikáciu príčiny poznámky. To pomôže upozorniť čitateľa na to, prečo sú tieto informácie dôležité pre ne.
Účelom tohto dokumentu je informovať predsedu o podrobnostiach týkajúcich sa policajnej udalosti v našom kancelárii v Saint Louis 3. septembra. Keď sa incident stal národnými správami, prezident môže dostávať otázky od členov médií.
Alternatívne niektoré poznámky začínajú v sekcii Problémy, kde môžete zahrnúť akékoľvek problémy, ktoré je potrebné vyriešiť.
Hlavná časť dokumentu Briefing
Telo informačného dokumentu by malo obsahovať časť o "kľúčových úvahách", v ktorej si môžete všimnúť kontext alebo pozadie problému a akékoľvek relevantné informácie, ktoré by mal čitateľ poznať.
Čo treba zvážiť: Páchateľ nie je a nikdy nebol zamestnancom tejto spoločnosti. On konal sám, bez pomoci od nikoho v našom zariadení. Zatiaľ čo zamestnanci otvorili bezpečné dvere, urobili to pod nátlakom a podľa bezpečnostných postupov. Traja zamestnanci budú vyzdobený policajným oddelením Saint Louis za ich statočnosť a pomôžu ublížiť páchateľa.
Potom načrtnite navrhovaný postup v sekcii Ďalšie kroky. Tu môžete zahrnúť možné výsledky a scenáre založené na dostupných riešeniach.
Pomoc pri poskytovaní odpovede
Niektoré dokumenty obsahujúce poznámky obsahujú aj "Hovorené poznámky". Tu môžete uviesť konkrétne body, na ktoré by sa mal čitateľ obrátiť, ak dávajú prejav alebo usporiadajú stretnutie súvisiace s danou témou. Namiesto písania reči, ktoré by mali čítať, je lepšie zahrnúť krátke body s témami, ktoré by mali spomenúť. To im pomôže vysvetliť záležitosť vlastnými slovami.
Na konci svojho informačného dokumentu uveďte svoje kontaktné informácie, aby vás čitateľ mohol ľahko kontaktovať v prípade akýchkoľvek otázok.
