Ak ste vášnivý zamestnanec a všimnete si, že niektoré z vašich postupov by sa mohli zlepšiť, môžete zvážiť napísanie návrhu na zavedenie nových postupov. Tento druh návrhu listu (alebo e-mailu) možno klasifikovať ako interný návrh. Písanie interných návrhov sa trochu líši od písania externých. Pretože píšete ľuďom, ktorí pracujú v rovnakej organizácii ako vy, môžete použiť interný žargón a byť menej citlivý na používanie dôverných informácií.
Vytvorte si plán pre svoj návrh. Určte publikum, ktorému návrh riešite. Ak chcete, aby vaša organizácia zaviedla nový účtovný systém, napríklad kontaktujte oddelenie účtovníctva, možno kanceláriu vedúceho účtovníka. Určite tiež účel vášho návrhu - napríklad implementáciu určitého účtovného systému. Navyše, vložte sa do obuvi čitateľov. To vám umožní lepšie pochopiť, ako by ste mohli presvedčiť publikum, že váš návrh by mal byť prijatý.
Začnite písať návrh. Na začiatku jasne a jasne uveďte účel vášho listu. Môžete napríklad napísať: "píšem tento list, aby som požiadal oddelenie účtovníctva, aby zvážilo zavedenie systému účtovníctva ABC."
Opíšte aktuálne postupy vo vašej organizácii. Zobraziť všetky nedostatky v súčasných postupoch. Napríklad súčasný účtovný systém môže byť príliš časovo náročný na prevádzku. Okrem toho môže spôsobiť nákladné chyby.
Uveďte stručný popis nových postupov. Napíšte, ako by sa odlišovali od starých. Najskôr popíšte svoj návrh v niekoľkých vetách. Potom uveďte čo najviac podrobností. Ponechajte však návrh stručný a stručný.
Uveďte argumenty, ktoré podporujú vykonávanie navrhovaných nových postupov. Jasne uveďte výhody, ktoré môžu priniesť nové postupy organizácii. Možné výhody by mohli zahŕňať vyššiu produktivitu, lepšiu kvalitu vyrobeného tovaru alebo služieb, väčšie úspory surovín a zvýšenú morálku zamestnancov.
Zálohujte svoj návrh akýmkoľvek dokumentom, ak je to vhodné. Napríklad nové postupy mohli byť testované inde vo vašej organizácii alebo vo vašom odvetví. Jasne vyznačte všetky podporné dokumenty a uveďte ich význam v texte návrhu listu.
Uveďte podrobnosti o tom, ako môžu byť navrhované postupy implementované vo vašej organizácii. Ak navrhujete zaviesť nový účtovný systém, implementácia by sa mohla uskutočniť postupne. Niekedy môžu byť nové aj staré systémy súčasne prevádzkované. Po otestovaní nového systému môže byť starý systém zrušený.
Získajte niekoho iného, kto si prečíta návrhový návrh, skôr ako ho predložíte. Požiadajte o kritiku. Diskutujte o návrhu a identifikujte body, v ktorých sa dá zlepšiť. Zmeniť niektoré vety v návrhu, aby bolo presvedčivejšie.
Predložte svoj návrh.
Tipy
-
Použite jednoduchý jazyk. Ak potrebujete používať určité výrazy, uveďte ich definície, pokiaľ si nie ste istí, že osoba, ktorá si ich prečítava, je oboznámená s nimi. Tiež dávajte prednosť krátkym vetám, ktoré sú jasné a do tej miery.
