Kancelárske zariadenia sú často jednou z najväčších nákladov na podnikanie. Táto cena sa zhoršuje tým, že zariadenie sa opotrebováva alebo rozbije. Písanie detailného návrhu, ktorý načrtáva potreby spoločnosti a oficiálne požaduje, aby bolo zariadenie zakúpené z rozpočtu spoločnosti, je jedným zo spôsobov nahradenia týchto položiek. Písomný návrh umožňuje niekoľkým zamestnancom, aby boli aktuálne v oblasti potrieb spoločnosti a rozhodovali sa na základe dôležitých informácií, ako sú náklady zariadenia a jeho prínos pre spoločnosť.
Vyhodnoťte potrebu. Väčšina spoločností má rozčlenené rozpočty, ktoré sú definitívne o tom, čo môžu kúpiť, a kedy. Určite skutočnú potrebu spoločnosti preskúmať každý kus zariadenia a pýtať sa, či to môže byť opravené, či bude trvať ďalších šesť mesiacov až rok, alebo či by bolo drahšie opraviť versus nahradiť. Každá položka, ktorú možno opraviť alebo ktorá bude trvať dlhšie, by mala byť označená mimo zoznam požadovaných nových zariadení.
Určte zisky spoločnosti. Čo spoločnosť ušetrí, ak sa teraz vymenia zariadenie? Čo získa? Ak nahradíte stolnú tlačiareň samostatnou obchodnou tlačiarňou, ktorá dokáže tlačiť niekoľko kópií za zlomok času, uveďte to ako zisk, pretože ušetrený čas je prospešný. Buďte veľmi jasní a stručný v vysvetľovaní toho, čo prinesie každé zariadenie do spoločnosti.
Výskum nových zariadení. Zoznámte sa s cenami, špecifikáciami, typmi modelov, maloobchodnými predajcami a výrobcami pre každý požadovaný typ zariadenia. Zistite, ktorí predajcovia majú položky za najnižšie ceny a ktoré sa nachádzajú blízko vašej polohy alebo majú dopravu zdarma. Tiež vedia všetky nevýhody alebo problémy, ktoré môžu byť bežne spojené so zariadením.
Napíšte svoj hrubý návrh návrhu vrátane sekcií pre úvod alebo zhrnutie, ciele alebo ciele, potreby spoločnosti, zisky alebo výhody firmy a náklady. Mohlo by tiež byť užitočné zadať možnú časovú líniu pre nákup. Nie každý kus vybavenia bude potrebné zakúpiť ihneď.
Zadajte svoj návrh, dávajte pozor na formátovanie. Uistite sa, že všetky nadpisy sú vyznačené tučným písmom a usporiadané. Pravopis skontrolujte svoju prácu pomocou nástroja na kontrolu pravopisu počítača a samotným prečítaním návrhu. Ak chcete zabezpečiť, aby vám nič nestratilo, nastavte návrh na niekoľko hodín alebo dní a potom znova prečítajte.
Výstraha
Udržujte svoje požiadavky primerané - ak vaša firma skutočne nepotrebuje veľký, priemyselný model zariadenia, nevymenujte ju.
Buďte pravdiví vo svojich hodnoteniach súčasného vybavenia. Čitatelia vášho návrhu musia byť schopní dôverovať vašim názorom.
