Registračné listy pomáhajú majiteľom firiem sledovať účastníkov udalostí, aby neskôr mohli sledovať prieskumy, generovanie vedenia alebo oznamovanie budúcich udalostí. Navrhnite jedinečné prihlasovacie listy s typom požadovaných informácií, ktoré chcú koordinátori zhromaždiť.Zozbierajte údaje v čase udalosti alebo sa účastníci zaregistrujte online vopred a potvrďte informácie na podujatí.
Určte požadované údaje
Koordinátori udalostí chcú údaje. Koordinátori vo všeobecnosti chcú vedieť, kto sa zúčastnil, s aspoň jednou formou kontaktných informácií. To znamená meno a e-mail alebo meno a telefónne číslo. Môžu existovať dôvody na zahrnutie ďalších dátových polí na zber. Majte na pamäti publikum pri žiadosti o informácie. Napríklad skupina dobrovoľníkov, ktorí sa zobrazujú, aby pomohli vybudovať detské ihrisko, nemusia chcieť odhaliť veľa podrobných informácií mimo mena a e-mailu. Ľudia s väčšou pravdepodobnosťou poskytujú e-mail ako telefónne číslo.
Udalosť, ktorá vyučuje rodičov o bezpečnosti detí, však môže zbierať viac demografických informácií bez odporu. Napríklad verejný workshop o bezpečnosti bazénov pre rodičov by sa mohol opýtať, koľko detí je v domácnosti, veku a možno aj v škole. Pochopenie publika zvyšuje nielen množstvo zhromaždených informácií, ale aj ich platnosť.
Niektoré registračné listy sú opt-in pre viac informácií. To je bežné na obchodných výstavách, kde sa podniky snažia o budovanie značky a výrobu elektród. Prihlasovací list, v tomto prípade by mohol obsahovať aj typ informácií, ktoré spotrebiteľ požaduje od spoločnosti. Napríklad okenná spoločnosť by mohla požiadať spotrebiteľov, aby sa zaujímali o bezplatné konzultácie, zlepšenie domácej energetickej účinnosti alebo zníženie nákladov na elektrickú energiu.
Metóda predbežnej registrácie
Rozhodnite sa, či sa na podujatí uskutoční predregistrácia alebo registrácia. Pri predbežnej registrácii ponúka technológia veľa nástrojov na uľahčenie. WordPress ponúka pluginy pre majiteľov firiem, ktoré sa môžu používať priamo na webových stránkach a digitálnych reklamných platformách. Eventbrite je celá platforma určená na plánovanie a realizáciu udalostí s online registráciou, pripomienkami a propagáciou.
Tieto platformy exportujú údaje do tabuliek na uchovávanie registrácie a manipuláciu s údajmi. Exportné funkcie tiež umožňujú exportovať prihlasovací list.
Zápisy pri registrácii udalostí
Vytvorte registračný hárok pomocou softvéru v tabuľkovom procesore, napríklad programu Microsoft Excel. Nastavte stĺpce ako voľby údajov, ako je meno, e-mail, adresa a ďalšie požadované informácie. Každý má predvoľby formátu písma a veľkosti. Tučné hlavičky stĺpcov a ich zarovnanie s ľavým okrajom každého stĺpca uľahčujú čítanie pre účastníkov. Ak je to potrebné, upravte šírku stĺpcov a zvýšte výšku riadkov, aby účastníci mali dostatok miesta na čitateľné písanie.
K dispozícii sú pripravené registračné šablóny pre Microsoft Office a ďalšie platformy na spracovanie textu. Niektoré šablóny sú už predprogramované v softvéri a na stiahnutie sú tu desiatky ďalších. Šablóny uľahčujú vytváranie pekného listu s hlavičkami, farbami a informačnými oknami. To vyžaduje menej práce na vytvorenie a umožňuje organizátorom rýchlo upravovať požadované údaje. Vytlačte dosť prázdnych listov pre udalosť. Väčšina prihlasovacích listov je vytlačená horizontálne, aby ste získali viac miesta na riadok.
