Aktivity spojené s inkasom vytvárajú nepríjemnú potrebu v zákulisí, keď niekto dlhuje za vás alebo váš podnik peniaze a zdá sa, že nie je ochotný zaplatiť. Namiesto toho, aby ste sa zapojili do časovo náročnej a neúspešnej hry telefónneho štítku s osobou, ktorá má všetky dôvody, aby sa vyhla vašim hovorom, napíšte podrobný obchodný list ako hmatateľnú pripomienku dlhu. E-mailové správy môžu trvať menej času a prípravy ako atrament na papieri, ale skutočnosť, že vynaložíte úsilie na komunikáciu prostredníctvom e-mailu, podčiarkuje váš úprimný a vážny zámer zabezpečiť platbu.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
záhlavie
-
Kópia faktúry
Vytvorte svoj list na oficiálnom hlavičkovom lístku firmy alebo organizácie, ktorej dlžník dlhuje platenie. Ak takýto hlavičkový papier neexistuje, otvorte písmeno s menom a adresou vašej organizácie alebo vašej organizácie. Sledujte tieto informácie s celým menom a adresou osoby alebo subjektu, ktorý vám dlhuje platbu. Uveďte číslo účtu príjemcu a faktúru alebo číslo transakcie pred prijatím, ktoré identifikuje príjemcu.
Použite formálny osobný pozdrav. Adresujte príjemcu ako "Vážená pani Jonesová" alebo "Vážený pán Smith". Začnite s otázkou "Komu sa to môže týkať", ak nemáte pre jednotlivca úplné kontaktné informácie.
Udržujte profesionálny, srdečný, optimistický tón, aj keď máte pocit frustrácie. Zamerajte svoju prózu na myšlienku, že príjemca prehliadol vašu faktúru a jednoducho potrebuje pripomenutie, aby urobil potrebné prevody.
Uveďte výšku a charakter dlhu vrátane úplných údajov o kúpe alebo službe, za ktoré platí. Zahrňte dátumy transakcie a dodania, ako aj všetky ostatné identifikačné informácie.
Vysvetlite, čo očakávate od odosielateľa, vrátane toho, ako čoskoro očakávate platbu. Objasniť akékoľvek sankcie vrátane úrokov alebo oneskorených poplatkov, ktoré už platia alebo sa budú uplatňovať.
Poskytnite svoje kontaktné informácie, aby sa vám mohol obrátiť s cieľom objasniť situáciu alebo požiadať o rozšírenie o platbu. Uveďte svoje priame telefónne číslo a e-mailovú adresu aj vtedy, ak sa objavia na hlavičke samotnej. Svojou vďakou za rýchlu pozornosť príjemcu a potvrdenie hodnoty, ktorú kladiete na pracovný alebo obchodný vzťah.
Tipy
-
Staré príslovie, že "budete chytať viac múch s medom ako s ocotom" sa hojne uplatňuje na pripomenutie platieb. Pokiaľ tento list nepredstavuje konečnú požiadavku, ponechajte priestor na vyhliadku, aby sa faktúra vytratila, alebo či príjemca zažil nejakú nepríjemnosť, ktorá zasahovala do jeho pozornosti na podrobnosti o platbe.
Priložte kópiu príslušnej faktúry alebo výpisu. Ak do obálky zadáte obálku s vlastnou adresou, uveďte ju vo svojom liste.
Výstraha
Ak váš list načrtáva konkrétne opatrenia, ktoré plánujete podniknúť v rámci úsilia v oblasti zhromažďovania, vrátane súdnych konaní o malých nárokoch alebo iných opatrení, pripravte sa, aby ste dodržali opatrenia, ktoré ste načrtli.
