Ľudia vedú zaneprázdnený život a nie vždy pamätajú, kedy potrebujú niečo urobiť. Odoslanie pripomienok o termíne môže byť jednoducho profesionálne alebo môže byť súčasťou vášho systému účtov. Tón týchto písmen závisí od toho, prečo odosielate pripomienku. Napríklad použijete podporný tón, ak pripomínate zaneprázdneným rodičom o termíne na registráciu do letného tábora. Obchodný list, ktorý ohrozuje právne kroky v prípade, že účet nie je zaplatený, si vyžaduje iný prístup. Efektívne upomienky sa posielajú dostatočne pred konečným termínom, aby príjemca dostal čas na konanie.
Napíšte písmeno konverzným tónom, ak je písmeno označené ako priateľské upozornenie. Pre priateľský list použite prvý odsek, aby ste začali písať ľahkým spôsobom, ako je napríklad pozorovanie toho, ako sa jar blíži ku koncu, a to znamená, že termín na registráciu letného tábora sa rýchlo blíži. Pokiaľ ide o prísne obchodné písmeno, ihneď prejdite na bod tým, že uvediete, prečo píšete a prečo musí príjemca odpovedať na list.
Začnite druhý odsek jasným uvedením termínu. Uveďte jasné a konkrétne informácie o termíne, napríklad v stredu 7. decembra o 17.00 hod. ET. Čas je voliteľný, ale v určitých prípadoch je užitočný.
Poskytnite jasné pokyny, ako splniť termín. Možnosti zahŕňajúce posielanie platby tak, aby bola prijatá v stanovenej lehote alebo pred jej termínom, alebo sa zaregistrovala online pre funkciu pred termínom. Vymenujte ďalšie relevantné informácie, ako napríklad splatnú sumu platby alebo iné informácie potrebné na dokončenie úlohy.
Povedzte príjemcovi dôsledky, že ste chýbali. Napríklad zdôraznite, že ľudia, ktorí sa zaregistrujú po termíne, zaplatia vyšší poplatok, alebo že neexistujú žiadne ustanovenia o oneskorenej registrácii.
Ukončite s bezplatným uzáverom, ako napríklad "Teplé pozdravy" alebo "S pozdravom."
