Uvedenie ročenky spolu trvá čas aj peniaze. Preto sa veľa zamestnancov zameriava na obchodnú reklamu, fundraiserov a sponzorov, aby pomohli s finančnými potrebami zamestnancov. Sponzori môžu byť neoddeliteľnou súčasťou financovania ročenky, ale je dobré najskôr preskúmať potenciálnych sponzorov predtým, ako ich kontaktujete, aby požiadali o finančnú podporu. Dobré kontakty môžu byť rodičia zamestnancov ročenky, fakulty školy a zamestnanci alebo členovia komunity, ako napríklad vlastníci podnikov.
Skoré plánovanie
Pred písaním, stretnite sa ako zamestnanci a posúďte finančné potreby. Väčšina zamestnancov sa stretne koncom leta pred začiatkom školského roka a vypracuje zoznam potrieb financovania. Napríklad zvážte ročenku tábora, podpísanie denné udalosti alebo personálne tričká. Všetky náklady stojí, okrem skutočných nákladov na publikovanie ročenky. Akonáhle je váš zoznam a rozpočet v poriadku, prejdite okolo alebo vyhľadajte na internete miestne firmy, ktoré vám sponzorujú ročenku a finančne podporia vaše potreby. Pracovníci môžu odosielať poštom odosielateľom do školy a zamestnancov, ale je dobré, aby sponzorské listy boli osobné.
Pozdravy a úvody
Každé veľké písmeno začína zdvorilým pozdravom a uvedením toho, kto ste. Ak zacieľujete na konkrétnu firmu, urobte svoj výskum a adresujte jej vedúcemu alebo majiteľovi danej firmy. Je to dôležité, ak je to možné, pri žiadosti o finančnú pomoc alebo sponzorstvo. Po pozdravení, je čas predstaviť si, ročenku a školu, ktorú zastupujete. Ešte sa nechcete dostať k žiadosti. stačí hovoriť o tom, kto ste. To môže byť vhodný čas na spomenutie vašej úlohy v komunite, akékoľvek ocenenia, ktoré ročenka získala, alebo možnú tému knihy.
Jasné zámery
Po úvode sa dostanete na účel písmena. Povedzte im presne to, čo potrebujete a čo máte v úmysle urobiť s týmito peniazmi. Možno budete chcieť navrhnúť konkrétne sumy na darovanie, napríklad $ 20, $ 50, $ 100 alebo $ 200. Je užitočné spomenúť si výhody ich daru, ako sú daňové odpočty a pomoc zamestnancom a komunite. Môžete tiež spomenúť, ako máte v úmysle vyzdvihnúť svoj dar, ako napríklad dávať im malú tabuľu na zobrazenie alebo ponúkanie priestoru vo vašej ročenke pre inzerciu ich podnikania.
Ďakujem a pokračujem
Posledný odsek vášho listu by mal obsahovať vaše kontaktné informácie, vrátane najlepšieho času na to, aby ste sa k vám dostali. Zahrňte riadok alebo dva, ktorý tiež indikuje, kedy plánujete kontaktovať, ak neslyšíte späť.V závislosti od svojich zamestnancov sa môžete rozhodnúť kontaktovať ich prostredníctvom telefónu, e-mailu alebo osobne, no uistite sa, že vedia, kedy a ako to nie sú prekvapení. Nakoniec im poďakujte za ich čas a pozornosť a spomeňme si, že si ceníte, čo robia pre vašu komunitu. Podpíšte písmeno s vaším menom, za ktorým nasleduje personál a názov školy pod vašim podpisom, aj keď niektoré štáby veria, že je osobnejšie, aby celá skupina podpisovala list.
