Obchodné listy sa používajú na formálnu komunikáciu v spoločnostiach a organizáciách. Na rozdiel od príležitostnej korešpondencie napísanej blízkym známym a príbuzným, obchodné listy sú určené na to, aby poskytli informácie stručne a profesionálne príjemcovi. Typická obchodná korešpondencia zahŕňa úvod, orgán a záver. Rozdiely medzi formátmi dvoch písmen možno nájsť aj v interpunkcii, dĺžke, tóne a štýle písania. Obchodné listy navyše vyžadujú výzvu na akciu alebo odpoveď po prijatí listu.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Softvér na spracovanie textu
-
Firemný hlavičkový papier
Začnite so základnou firemnou alebo formálnou hlavičkou. Uistite sa, že vaša adresa je uvedená v hornej časti spolu s vašimi kontaktnými údajmi a logom spoločnosti, ak je to vhodné.
Napíšte dátum. Adresu príjemcu umiestnite dva riadky pod dátum, nad pozdravom. Uveďte názov, formálny názov, názov spoločnosti a adresu kancelárie.
Zadajte pozdrav dva riadky pod adresou príjemcu. Adresujte príjemcu pomocou "Vážení", za ktorým nasleduje meno a priezvisko osoby. Nezabudnite pridať na posledný názov stĺpec a nie čiarku. Ak nepoznáte meno alebo pohlavie príjemcu, použite "Komu sa to môže týkať" alebo "Vážený pán / pani."
Začnite svoj úvodný odsek po pozdravení. Hovorte o tom, prečo píšete obchodný list a čo by ste chceli požiadať od príjemcu. Uveďte svoju pozíciu, ak predložíte argument. Referenčné udalosti, stretnutia alebo jednotlivci, ktorí sú pre čitateľa známy alebo relevantní.
Vypracujte na účely alebo hlavnej téme vášho listu v tele. Uveďte príklady, ktoré podporujú váš argument, žiadosť alebo návrh. Uveďte podrobnosti o vlastnostiach výrobku a výhodách, ako aj o dôkazoch zákazníkov, ak sa predávajú klientovi alebo vyhliadke.
Postupujte podľa tela so záverom. Zopakujte svoju pôvodnú požiadavku alebo pozíciu. Poďakujte čitateľovi za jej čas a pozornosť a povedzte jej, ako vás môže kontaktovať pre ďalšie otázky alebo informácie.
Ukončite dvomi riadkami, ktoré sa nachádzajú tesne nad poslednou vetou tela. Pridajte štyri medzery pre podpis a vytlačený názov.
Tipy
-
Hoci je to voliteľné, môžete si na začiatok všimnúť účel písmena tým, že do pozdravu zahrniete predmetovú líniu. Rovnako je bežné pridať linku pozornosti, aby ste jasne uviedli cieľového príjemcu.
Napíšte krátke a krátke vety. Majte na pamäti, že čitatelia môžu skôr zameniť, než si prečítať každé slovo vo vašom liste. Tučný text, ktorý považujete za dôležitý pre čitateľa. Pri písaniach dlhších ako jedna strana zvážte zoskupenie odsekov pod nadpisy alebo organizovanie obsahu pomocou odrážok a čísel.
