Neopierajte sa o telefonické hovory, aby ste získali výsledky, ktoré potrebujete. Keď hovoríte v telefóne so zákazníckym servisom, poisťovňami, podnikmi alebo niekto iným o dôležitom predmetu, musíte postupovať s potvrdzujúcim listom, aby ste si vytvorili písomný záznam pre budúce použitie.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
textový procesor
-
papier
-
obálka
-
pečiatka
Potvrdzujúci list je spôsob, ako urobiť písomný záznam o telefonickom rozhovore, ktorý môže byť neskôr použitý na preukázanie toho, o čom sa diskutovalo. Potvrdzujúci list plní tri veci: 1) pomáha stranám sledovať povinnosti; 2) informuje adresáta, že konverzácia nebude zabudnutá; a 3) sa môžu použiť ako dôkazy v súdnom konaní na preukázanie vašej verzie udalostí.
Naplánujte svoj list pred svojim telefonickým rozhovorom tak, že urobíte kontrolný zoznam vecí na diskusiu. Pre každú položku diskusie určte, kto je zodpovedný a kedy bude položka splnená. Ak existujú nejaké udalosti, identifikujte ich.
Po telefonickom rozhovore začnite písať list. Uveďte dátum, adresáta a riadok predmetu. Napíšte písmeno jednoducho a stručne. Písmeno by malo byť vecné a presné. Nechajte komentár, špekulácie a emócie. Spravidla nepoužívajte výkričníky. Nesnažte sa zastrašovať alebo vyrážať. Pamätajte, že list sa môže čítať sudcovi alebo porote a nechcete, aby ste narazili na nepríjemné alebo neprimerané.
Začnite písmeno "Toto je potvrdenie nášho telefonického rozhovoru dňa dátum ___. "Potom presne popíšte, čo bolo prerokované, špecifikovaním toho, kto povedal čo, uistite sa, že obsahuje všetky dôležité informácie, vrátane toho, kto je zodpovedný za akciu, kedy má byť dokončený a akékoľvek nepredvídateľné okolnosti. písomne informujte čo najskôr, ak niečo uvedené vyššie je nepresné. "Potom podpíšte písmeno.
Uistite sa, že vytvoríte a ponecháte kópiu podpísaného listu a potom ho pošlite. Ak je predmet písmena dôležitý a máte dôvod sa domnievať, že adresát môže odmietnuť prijať písomnosť, potom pošlite list certifikovanou poštou. Ak máte e-mailovú adresu adresáta, potom e-mail je v poriadku.
