Kódovanie v účtovníctve je proces priraďovania čísel alebo písmen k údajom na vytvorenie databázy rýchleho vyhľadávania. Účtovné kódy nie sú univerzálne, pretože každý účtovník, účtovná firma, inštitúcia alebo podnik môže vytvoriť svoj vlastný kódovací systém v účtovníctve prispôsobenom vlastným organizačným potrebám. Niektoré typy kódovania sú jednoduché a jednoduché, zatiaľ čo iné vyžadujú interpretáciu.
Mnemonické kódovanie
Mnemonické kódovanie v účtovníctve používa skrátené písmená, ktoré označujú celé slovo. Napríklad "ACCT" môže znamenať "account", "DT" pre "date" alebo "GTL" pre "grand total".
Sekvenčné kódovanie
Tiež nazývané sériové kódovanie, sekvenčné kódovanie v účtovníctve používa čísla, ktoré majú poradie v poradí. V knihe účtovníctva sa môže sekvenčný kód spustiť po bočnej strane stránky jedným na každom novom riadku. Príklad sekvenčného kódu je 00, 01, 02, 03 atď.
Hierarchické kódovanie
Podobne ako v systéme Dewey desiatkovej klasifikácie v knižnici, hierarchické kódy sú tie, ktoré by audítor mohol v prípade potreby nekonečne rozšíriť spôsobom, ktorý je štruktúrovaný a logický. Napríklad, ak by účtovník chcel vytvoriť hlavnú časť svojho účtovného systému, mala by určiť číslo s každou časťou ako "808 Aktíva" a "Záväzky 809". Ak by chcela vytvoriť podsektory, urobila by tak s použitím desatinného miesta, napríklad "808.01 Finančné aktíva". Účtovník by mohol podľa potreby pokračovať v pridávaní podsekcií do každej podsekcie, ako napríklad "808.01.001 Finančné aktíva za roky 2001-2002".
Blokovanie kódovania
V účtovníctve sa blokové kódovanie vzťahuje na čísla, ktoré jednotlivec môže pri účtovaní priradiť k všeobecným účtovným podmienkam. Napríklad, ak číta blokový kód: "5 000: Fixné aktíva, 6 000: Zásoby", blok 5 000 je určený výhradne pre čokoľvek, čo sa týka fixných aktív. Pretože tieto bloky kódu majú od seba oddelených 1 000 čísel, môže jednotlivec pridať až 1000 subblokových kódov alebo podkategórií.
Farebné kódovanie
Farebný kód v účtovníctve je rad skupinových čísiel, ktoré predstavujú rôzne položky, ktoré účtovník môže použiť. Ak účtovník uchováva knihy pre maloobchodné miesto, môže napríklad uviesť, že Facet 1 alebo skupina 1 predstavuje rôzne oddelenia v obchode; Fazeta 2 predstavuje rôzne druhy nákladov, ktoré môže obchod vzniknúť; a Facet 3 obsahuje podkategórie Facet 2.
V každej oblasti je sekvenčný kód, ktorý predstavuje inú položku. V tomto príklade môže mať aplikácia Facet 1 nasledujúce polia: 00 Online predaj, 01 Predaj v obchodoch a 02 Reklamy. Fáza 2 by mohla zahŕňať nasledujúce oblasti: 00 Marketingové náklady, 01 Kancelárske potreby a 02 Pracovné výdavky. Potom by Facet 3 mohol obsahovať rad blokových kódov, kde čísla 0000 až 01000 predstavujú režijné náklady, kde číslo 0050 predstavuje náklady na nákup internetovej domény. Ak teda účtovník použil farebný kód, séria čísel, ktoré by predstavovali náklady na propagáciu obchodu online na novom webe, by sa prečítalo ako "00 00 0050." Každá časť tohto kódu predstavuje každý jednotlivý aspekt: 00 (Online predaj) 00 (marketingové náklady) 0050 (náklady na internetovú doménu).
