Väčšina firiem dostáva zásielky zásob pravidelne. Zásoby poskytujú zdroje na vybudovanie nových produktov pre zákazníkov alebo hotové výrobky na predaj priamo zákazníkom. Spoločnosti, ktoré dodržiavajú vopred určený proces účtovania zásob, zabezpečujú, že spoločnosť vie, ktoré inventárne položky vstupujú do inventára a platí len za tieto položky. Presný postup prijímania inventára tiež prispieva k udržaniu presných úrovní zásob.
Príchod zásielky
Prvým krokom pri prijímaní zásob sa stane, keď vozidlo príde na doku spoločnosti. Pracovníci skladu sa stretnú s vodičom a začnú vykladať. Pracovníci skladu vykladajú zásoby z nákladného automobilu do určeného miesta v sklade. Zamestnanci zaznamenávajú množstvo každej položky na prepravnom doklade. Zamestnanec aj vodič nákladného automobilu podpíšu doklad o overení prijatého množstva.
Porovnať dokumenty prepravy
Pracovník skladu porovnáva niekoľko dokumentov, aby sa zabezpečilo, že sa zaznamenajú správne množstvá. Tieto dokumenty zahŕňajú pôvodnú objednávku, prepravný dokument a ručne písaný prijímací protokol. Ak existujú nejaké nezrovnalosti týkajúce sa položky alebo množstva inventára, zamestnanec overí prijatý inventár a manuálne zapíše opravu na dokumente.
Ukladať inventár
Po overení prijatých množstiev skladoví zamestnanci uskladňujú zásoby na skladových regáloch. Každá skladová polica obsahuje značky, ktoré spoločnosť používa na vyhľadanie inventára v prípade potreby. Zamestnanci skladu zapisujú do dokladov skladové značky pri skladovaní zásob.
Zadajte množstvo prijaté do systému
Zamestnanec používa dokumenty na aktualizáciu inventára prijatého v inventárnom systéme spoločnosti. Po prihlásení do počítačového systému spoločnosti zamestnanec zadá každú prijatú položku, presné prijaté množstvo a umiestnenie skladu. Po zadaní všetkých položiek do systému zamestnanec vytlačí túto správu o prijatí inventára a pridá k aktuálnemu súboru dokumentov. Odošle tento paket nákupnému oddeleniu.
Nesúlady s adresou dodávateľa
Keď obstarávateľské oddelenie obdrží doklady, prekontrolujú všetky nezrovnalosti, ktoré zaznamenal zamestnanec skladu. Predajca zvyčajne pošle faktúru nákupnému agentovi, ktorý porovná túto faktúru s dokumentmi. Ak existujú rozdiely medzi faktúrou a dokumentmi, nákupný zástupca sa obráti na dodávateľa a vyjednáva celkovú splatnú sumu. Akonáhle sa agent cíti spokojný so sumou, ktorú zaplatí, zapíše ju na faktúru, schválí faktúru a zašle ju za platbu.
