Audit je formálnym postupom, ktorý vykonáva audítor, aby zistil, ako spoločnosť funguje a ako sa môže zlepšiť. Existujú rôzne typy auditov, ako napríklad výkonnosť a financie, ale všetky sa riadia rovnakým základným postupom. Postup je zvyčajne rozdelený na štyri hlavné časti, vrátane počiatočného plánovania, terénnej práce, podávania správ a sledovania s ukončením.
Zostavte a odošlite predbežný oznamovací list klientovi alebo oddeleniu, ktoré je predmetom auditu. Podrobné informácie o tom, kedy sa bude audit vykonávať, ako dlho očakávate, že to bude potrebné, úlohy audítora, ak nie je dôstojník, a kontrolný zoznam typu údajov, ktoré budete potrebovať počas auditu.
Naplánujte stretnutie s manažérmi spoločnosti alebo oddelenia. Definujte ciele a rozsah auditu s manažérmi a zistite, aké zdroje sú k dispozícii. Získajte podrobné informácie o procesoch spoločnosti alebo oddelenia. Umožnite manažérom, aby vyjadrili akékoľvek obavy týkajúce sa auditu alebo položili otázky.
Vykonajte základný prieskum spoločnosti alebo oddelenia. Účelom prieskumu je doplniť to, čo ste sa naučili na stretnutí manažéra, a pomôcť vám lepšie pochopiť ciele, operácie a súčasné kontrolné mechanizmy spoločnosti, ako sú schvaľovacie postupy.V tejto fáze môžu byť užitočné rôzne údaje, ako napríklad príručka spoločnosti a vyhlásenia pracovníkov.
Formulovať základný plán práce založený na informáciách získaných počas stretnutia a prieskumu. Terénny plán načrtáva, ako získate zvyšné údaje, ktoré budete používať. Môže sa líšiť v závislosti od položiek, ako je napríklad sila firemných kontrol.
Porozprávajte sa so zamestnancami o zbere dokumentov - tieto sa líšia podľa konkrétneho typu auditu, ktorý vediete - a získajte ich vnímanie toho, čo sa deje v spoločnosti. Opýtajte sa, čo si myslia, že spoločnosť sa darí dobre a čo by sa dalo zlepšiť a prečo.
Prečítajte si dokumenty, ktoré ste zhromaždili od svojich zamestnancov. Skontrolujte chyby pri vstupe alebo konfliktné informácie. Obráťte sa späť s členmi personálu, aby ste zistili, či majú primerané vysvetlenie chýb alebo konfliktov.
Overte, či dokumentácia a postupy sú v súlade s firemnými pravidlami a inými miestnymi, štátnymi alebo federálnymi predpismi.
Otestujte ovládacie prvky spoločnosti alebo oddelenia. Skúšanie znamená, že sa pozriete na dokumentáciu pre konkrétne transakcie - zvyčajne niekde v okolí 24 až 36 - podrobnejšie. Čím viac chýb alebo nezrovnalostí nájdete v dokumentácii a rozhovoroch, tým dôležitejšie je. Ak dokumentácia na začiatku preukáže, že ovládacie prvky fungujú dobre, nemusí byť v tomto kroku potrebné urobiť veľa. Audity, ktoré netestujú kontroly, sa riadia zásadným prístupom.
Formulujte určité počiatočné názory o spoločnosti alebo oddelení a ako funguje alebo sa môže zlepšiť. Poskytnite spätnú väzbu manažérom spoločnosti alebo oddelenia a požiadajte ich o písomnú odpoveď na vaše odporúčania a počiatočné zistenia. Odpoveď by mala vysvetliť, ako majú manažéri v úmysle vyriešiť problémy, ktoré ste izolovali.
Vytvorte si hrubý návrh audítorskej správy. Správa musí obsahovať základné informácie a načrtnúť rozsah auditu. Musí tiež ukázať, čo ste našli a aké boli vaše odporúčania založené na týchto zisteniach, rovnako ako kópie alebo extenty z odpovedí manažérov.
Zoznámte sa s manažérmi ešte raz a diskutujte o svojej hrubej správe. Poskytnite im kópie a odpovedajte na všetky otázky, ktoré manažéri môžu mať. Cieľom tohto stretnutia je zabezpečiť, aby manažéri pochopili všetko, čo ste urobili, a čo potrebujú, aby ste sa zlepšili.
Vyčistite a upravte svoj prehľad a vytvorte konečný návrh. Konečný návrh by mal obsahovať výsledky zasadnutia o preskúmaní auditu. Distribúciu konečného návrhu manažérom.
Pokračujte v práci s oddelením alebo spoločnosťou v priebehu šiestich až 12 mesiacov, aby ste zistili, či spoločnosť alebo oddelenie vykonali zmeny na odstránenie problémov zistených počas auditu.
Napíšte manažérovi formálny list, v ktorom uveďte, čo ste sa naučili počas sledovania a akékoľvek dodatočné práce, ktoré budú potrebné. Ak spoločnosť alebo oddelenie splnili očakávania, uveďte to v liste a uveďte, že splnené ciele auditu, ktoré ukončíte.
Tipy
-
Buďte pripravení na určité napätie počas procesu auditu. Ľudia sú často nervózní v súvislosti s chybami, ktoré môžete nájsť, aj keď sú chyby nevinné, pretože príliš veľa chýb môže znamenať, že ich práca je na linke. Uistite sa, že je vašou úlohou jednoducho vyšetriť, neposkytnúť žiadne odmeny ani tresty. Vždy vysvetlite presný dôvod, prečo požadujete konkrétne údaje, aby pracovníci pochopili vašu logiku.
