Vo všeobecnosti prijaté účtovné zásady vymedzujú účtovné pravidlá pre finančné transakcie. Spoločnosti, ktoré predávajú produkty, často používajú vzorky produktov na zobrazovanie možností pre zákazníkov. Tieto vzorky môžu byť vyrobené alebo zakúpené spoločnosťou. V obidvoch prípadoch sú náklady na vzorky. Existuje niekoľko prípustných metód účtovania týchto vzoriek podľa GAAP.
Pravidlá GAAP pre výdavky
Podľa zásad GAAP sa výdavky musia zaznamenať v období, ktoré obsahuje príslušné výnosy. Ak nemožno výdavky viazať priamo na výnosy, musia byť účtované do nákladov v období, v ktorom vznikli. Na to, aby vznikli náklady, musí byť podnik zaň právne zodpovedný. Náklady nemusia byť nevyhnutne zaplatené, práve zmluvné. Napríklad, ak podnik prenajíma kancelársky priestor, mesačné nájomné by malo byť zaúčtované v tomto mesiaci, aj keď sa zatiaľ neplatil nájom. Pokiaľ ide o vzorky výrobkov, princípy GAAP umožňujú okamžité vyúčtovanie vzoriek, ak ich spoločnosť nadobudne, alebo kapitalizáciu a odloženie časti nákladov na budúce obdobia.
Okamžité ziskanie vzoriek výrobkov
Aj keď sa vzorky výrobkov môžu používať počas niekoľkých účtovných období alebo dokonca niekoľkých rokov, GAAP ich umožňuje, aby boli po prvom nákupe zaúčtované do nákladov. Je to spôsobené tým, že vzorky často nie sú priamo spojené so súvisiacimi príjmami. Mnohí zákazníci a potenciálni zákazníci môžu zobraziť vzorky. Niektorí si môžu zakúpiť a niektorí nemusia. Vyúčtovanie vzoriek umožňuje spoločnosti rozpoznať náklady, keď vznikli, a nie pokúšať sa určiť, do ktorých budúcich období náklady patria. Na vyúčtovanie nákladov, debetných vzoriek alebo dodávok do výkazu ziskov a strát a úveru buď banka alebo záväzky, v závislosti od toho, či boli vzorky zaplatené.
Zvyšovanie hodnoty vzoriek produktov
Ak sa vzorky výrobkov dajú vysledovať na konkrétny predaj, môžu sa kapitalizovať a potom účtovať do nákladov v období súvisiacich príjmov. Ak by napríklad v máji boli pre konkrétneho zákazníka vytvorené vzorky zvyčajného dreva, spoločnosť by mohla kapitalizovať náklady na knihy a náklady, keď zákazník uskutoční nákup v septembri. Počiatočné účtovné zápisy sú úverom do hotovosti alebo splatnými účtami a debetom na predplatené výdavky. Keď sú náklady zaúčtované do výdavkov, účet pripísaných výdavkov sa pripíše a účtu Samples or Supplies sa odpočítava.
Zastarané vzorky
Ak sa spoločnosť rozhodne kapitalizovať vzorky výrobkov a vynaložiť ich náklady v budúcom období alebo počas viacerých období, musí ich pravidelne kontrolovať, aby sa zaistilo, že sú stále použiteľné. Ak sa kapitalizovaná vzorka výrobku stane zastaranou alebo inak spoločnosť nebude ďalej používať, musí sa v tomto období odpísať. Platí to aj vtedy, ak je vzorka poškodená a už nemôže byť použitá.
