Minúty stretnutia sú určené na zhrnutie najdôležitejších bodov stretnutia. Účelom stretnutia je, aby sa skupina zhromaždila a rozhodovala. Konečným cieľom zápisníc z rokovania je v rámci tejto logickej línie presne zhrnúť rozhodnutia prijaté počas stretnutia. Minulé stretnutia sa konajú v podobe poznámok a potom sa zapíšu neskôr v plnej dĺžke. Ak chcete tento proces trochu uľahčiť, požiadajte vedúcich stretnutia o program alebo súhrn udalostí stretnutí. Vytvorte náčrt schôdzok minútových poznámok na základe schôdze.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Niečo na písanie
-
Počítač (voliteľný)
Venujte pozornosť rozhodnutiam prijatým počas diskusie. Nezabudnite uviesť všetky informácie súvisiace s konečným rozhodnutím.
Použite čas, keď ľudia diskutujú o rozhodnutí urobiť si poznámky o kľúčových otázkach, ktoré sa zdajú byť zapojené do diskusnej diskusie. Nebojte sa, kto povedal čo.
Prečítajte si poznámky neskôr a zvýraznite body, ktoré sú pre nich najrelevantnejšie. Vráťte sa a prečítajte si poznámky o akýchkoľvek relevantných informáciách, ktoré boli spomenuté, ktoré sa týkajú aspektov vedenia skupiny. Diskusia môže naraziť na dôležitú dotyčnicu, ako napríklad papierovanie alebo právne obavy. Oddeľte tieto informácie a odošlite ich vedúcim skupín.
Zhrňte body, ktoré sú potrebné pre dobrovoľníkov a ostatné pobočky. Napíšte zoznam všetkých úloh, ktoré je potrebné vyplniť na základe rozhodnutia v diskusii. Ak by napríklad bolo rozhodnutie zorganizovať fundraiser na zmiernenie deficitu finančných prostriedkov potrebných na iný projekt, všimnite si, že dobrovoľníci budú potrební na plánovanie zbierky, nábor dobrovoľníkov, inzerciu atď.
Použite súhrn minút schôdzok pre e-mail pre členov a bulletinov.
Vytvorte štandardný formát zápisníc o stretnutiach na základe bežných postupov. Uložte ich, pretože informácie, ktoré obsahujú, sa môžu stať užitočnými neskôr. Skupina sa môže ocitnúť v podobnej situácii neskôr, napríklad keď ľudia, ktorí organizovali pôvodný fundraiser, už nie sú súčasťou organizácie. Noví členovia môžu využiť minúty schôdzok na nájdenie riešení problémov, ktoré sú pre nich nové.
Nezabudnite zaznamenať dátum a čas stretnutia s každým záznamom, ako aj zhrnutie účelu stretnutia.
Napíšte minúty schôdzok v krátkych blokoch s jedným až troma vetami, takže to číta podobne ako novinový článok. To umožní ľahšie pochopiť základné črty stretnutia pre čitateľov.
