Ak zistíte, že ste trávili hodiny hľadaním určitého dokumentu alebo súboru, môže to byť čas na prepracovanie organizačného systému vašej kancelárie. Ak máte veľa súborov a priečinkov, môže chvíľu trvať, kým ich prejdete a organizujete ich všetky. Avšak nakoniec to bude stáť za to, pretože budete presne vedieť, kam nájsť všetko. Ak sa cítite ohromení, že narazíte na celú kanceláriu naraz, skúste prechádzať len jednou oblasťou denne, kým neskončíte.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Prichádzajúci / Pošta na odoslanie
-
súbory
-
zložky
-
etikety
-
Spisovacia skrinka / kartotéka
Umiestnite priečinok doručenej pošty a priečinka na odoslanie do jedného rohu stola. Uchovávajte všetky odchádzajúce účty, upozornenia a ďalšie položky, ktoré sa majú posielať alebo distribuovať v priečinku Na odoslanie. Zasielajte tieto položky denne. Umiestnite prichádzajúce súbory, dokumenty a poštu do doručenej pošty. Tiež každodenne konať alebo podávať tieto položky; a tak sa nestanú neporiadkami.
Vytvorte kategórie pre súbory a priečinky. Tieto sa budú líšiť v závislosti od typu vášho podnikania. Niektoré kategórie môžu mať jasné štítky, ako sú klienti, daňové informácie, predajcovia a nadchádzajúce projekty. Zamerajte sa na zaradenie všetkých dokumentov do týchto veľkých kategórií.
Rozdeľte veľké kategórie na menšie podkategórie, ak je to vhodné. Ak napríklad vaša firma má klientov, vytvorte pre každého klienta jednu zložku. Ak sú dokumenty klienta príliš veľa, aby sa zmestili do jednej zložky, rozdelte túto kategóriu ešte ďalej. Oddeľte súbor klienta do rôznych priečinkov pre rôzne typy dokumentov.
Označte všetky súbory. CNN Money odporúča označovať súbory podľa toho, ako ich budete pravdepodobne hľadať. Napríklad namiesto označenia neznámeho súboru "Form 27G-28A" označte "Faktúry" alebo podobnú aplikovateľnú kategóriu. To uľahčuje rýchle vyhľadávanie dokumentov.
Umiestnite všetky svoje dokumenty do kartotéky, kartónu alebo podobnej nádoby. Ak máte veľa súborov, nechajte tie, ktoré používate najčastejšie vedľa vášho stola. Ak dôjde k nedostatku kancelárskych priestorov, uchovávajte súbory, ktoré môžete používať iba raz za rok v oddelenom odkladacom priestore alebo úplne v inej miestnosti.
Uchovávajte samostatnú hromadu dokumentov určených pre odpadky, keď triedíte súbory. Včasné skartovanie starých a irelevantných dokumentov je kľúčom k udržiavaniu organizovaného úradu. Ak si nie ste istí, či môžete dokument zlikvidovať, označte jeden priečinok za možný odpad a uložte ho do doku, až kým nebudete môcť skartovať.
