Ako napísať komunikačný plán projektu

Keď vaša spoločnosť alebo organizácia má dôležité informácie na komunikáciu a vaše bežné kanály sú nedostatočné, naplánujte taktický komunikačný projekt prispôsobený obsahu a okolnostiam. Oznámenia, ktoré využívajú zvykové plány, sú zvyčajne významné jednorazové mimoriadne udalosti, ako napríklad zmena výkonného vedenia, náborové plány a prepúšťanie, zmena zamestnaneckých výhod a premiestnenie podnikových zariadení. Často zahŕňajú externé a interné publikum. Vytvorenie plánu taktického komunikačného projektu pomáha zaistiť, aby ste zvážili kľúčové otázky: kto potrebuje počuť to, od koho, akým spôsobom, kedy a ku ktorému koncu? Plán tiež identifikuje úlohy, zodpovednosti a časové limity - vyhladenie práce projektového manažmentu.

Objasniť a potvrdiť, ako plánujete. Identifikujte "majiteľa" projektu - zvyčajne osobu, ktorá ho priradí - ktorý vám poradiť a schváli váš plán. S týmto vlastníkom projektu: - Potvrďte obsah oznámenia obsahu, požadované časovanie a požiadavky na dôvernosť. Potvrďte, či existujú nezvyčajné citlivosti alebo okolnosti, ako napríklad právne požiadavky alebo požiadavky na podávanie správ o členstve. --Upozornite, ako projekt vyhovuje ako taktika v nadradenom styku s verejnosťou a komunikačnými stratégiami. - Zoznámte sa s zdrojmi podrobnejších informácií a informácií, ktoré potrebujete, napríklad manažér ľudských zdrojov vašej spoločnosti alebo predseda výboru pre výkonné vyhľadávanie. - Identifikujte požiadavky na schválenie a podávanie správ pre váš projekt. Súhlaste s tým, či projekt spravujete neformálne alebo štruktúru projektového tímu. - Identifikovať požiadavky na schválenie pracovných produktov vyplývajúcich z plánu, napríklad preskúmanie právnymi, personálnymi a finančnými určeniami alebo konkrétnymi vedúcimi pracovníkmi. - Zostavte parametre potrebných zdrojov, ako sú očakávania rozpočtu a využívanie externých agentúr.

Crystallize účel a ciele. Cieľom je to, čo chcete urobiť, zvyčajne začínajúc "To …" Ciele zvyčajne začínajú slovami akcie - sú to, čo chcete robiť tým, kedy sú uvedené ako procesy alebo požadované výsledky. Z tohto hľadiska je cieľom oznámenia o určitom dátume objekt. Účelom môže byť "uspokojenie potrieb a preferencií zainteresovaných strán na včasné a faktické informácie týkajúce sa (témy) spôsobom, ktorý potvrdzuje imidž a hodnoty spoločnosti." Uveďte tento cieľ späť do zastrešujúcej stratégie vzťahov s verejnosťou a komunikácie.

Zainteresované strany profilu a publikum. Strategické plánovanie pomerne pravdepodobne určilo komunikačné ciele pri širokých úderoch. Pre váš taktický projekt, ostré zameranie. Zainteresované strany sú skupiny alebo jednotlivci, ktorí budú mať vplyv na konkrétne informácie, ktoré máte v úmysle rozširovať, a sú tým hlavným publikom. Pridajte do zoznamu iné publikum, v ktorých chcete vytvoriť, zmeniť alebo potvrdiť vnímanie. Použite tabuľku alebo tabuľku s nasledujúcimi nadpismi stĺpcov, aby ste zhrnuli analýzu: - Segment audiencie. Dajte každému názov a ak je to potrebné, poznámku pod čiarou uvedené zložky. Podsegmentujte skupinu, ak sa komunikačné potreby líšia v rámci skupiny. Príklad: všetci zamestnanci, zamestnanci dotknutej divízie, vedúci pracovníci. Opýtajte sa: "Kto bude potrebovať alebo rád vedieť o tom --- a prečo?" Zvážte napríklad kľúčových zákazníkov, vlastníkov podielov, širokú verejnosť, kolegov vo vašom odvetví, politických orgánov a významných dodávateľov. Zvoľte, či budú oddelenia médií cielenými segmentmi alebo namiesto toho budú použité ako kanály na oslovenie segmentov, ako je široká verejnosť a podniková komunita. --Need / Message. Hoci povedomie a porozumenie sú ciele pre všetky publikum, niektoré môžu mať špeciálne potreby. Zamestnanci môžu chcieť vedieť, ako budú ovplyvnení napríklad zatváraním kancelárií alebo členmi asociácie proces, ktorým bude úspešný líder výkonnej moci. Členovia správnej rady, vedúci pracovníci, vedúci pracovníci a vedúci účtov sú medzi tými, ktorí potrebujú nielen spravodajstvo, ale váš plán komunikácie, najmä ak majú hrať úlohu. Identifikujte kľúčové správy pre každý segment. --Key Communicator. Od koho by každý segment očakával alebo radi počul vaše správy? Identifikujte hovorcu ako "tvár" komunikácie do každej skupiny - ktorá bude citovaná napríklad v tlačovej správe alebo vedie konferenciu so zamestnancami. Hoci podnikateľská komunita môže očakávať, že bude počuť od generálneho riaditeľa, zamestnanci môžu uprednostniť, aby ich vedúci pracovníci a kľúčoví zákazníci informovali ich správcovia účtov.

Plánujte postupnosť kaskády a kanály. Ak ste niekedy boli ohromení tým, že sa najprv dozviete z novín o veľkých zmenách, ktoré plánuje vaša spoločnosť, chápete princíp "žiadne prekvapenie" a dôležitosť kaskádových informácií, aby ste nepriniesli žiadne prekvapenia. Na dočasnej pracovnej tabuľke alebo tabuľke uveďte svoje cieľové segmenty v poradí, v akom budú informované. Pracujte späť od dátumu a času, kedy budú vaše informácie najznámejšie (často čas všeobecnej správy). Hoci niektoré distribúcie môžu byť súčasne, zvážte, či niektoré segmenty potrebujú vopred oznámenia o komunikácii. Napríklad, dozorcovia môžu potrebovať čas na prípravu na otázky zamestnancov a členovia správnej rady môžu privítať upozornenie na hroziace novinové články. V stĺpci vedľa každého segmentu identifikujte kanál (kanály), cez ktorý sa komunikácia uskutoční. Kanály predstavujú metódy distribúcie informácií, ktoré obvykle zahŕňajú udalosti a písaný obsah. Príklady: - pre výkonný tím, členov správnej rady, kľúčových vedúcich oddelení a vedúcich pracovníkov --- predbežné oznámenia e-mailom. - pre zamestnancov --- predbežné e-mailové oznámenie, stretnutia oddelení, videokonferencie, obsah webových stránok. - pre kľúčové komponenty - predbežné oznámenie faxom a e-mailom, živá prezentácia. - pre širokú verejnosť - distribúcia všeobecnej spravodajskej správy, tlačovej konferencie, obsahu webovej stránky.

Identifikujte potrebné záruky. Zábezpeky sú materiály použité pri realizácii vášho komunikačného plánu - dokumentov a audiovizuálnych diel, ako sú fotografie a nahrávky. Kategorizujte ich ako: --Základné zabezpečenie pre použitie s viacerými segmentmi. Príklady: tlačové správy, informačný list, Otázky a odpovede, fotografie, obsah webových stránok. --Segmenty zabezpečenia, komunikácie, ktoré idú na konkrétne publikum, ktoré sa zaoberajú ich potrebami a preferenciami a v "hlasovaní" svojho preferovaného hovorcu. Často sú to poznámky z kľúčového komunikátora segmentu, ktorý prikladá kópie uvedených nadácií, najmä správy. "Chcel by som vám oznámiť, že naša spoločnosť oznámila neskôr popoludní novinky, že …" Tieto kolaterály môžu zahŕňať aj rozhovory, obsahové okruhy alebo AV pre kľúčových komunikátorov, ako sú členovia výkonných tímov a vedúci pracovníci. --Záručné kolaterály, poznámky od vás k ostatným, o ktorých sa očakáva, že sa na projekte zúčastnia, a oboznámia ich s komunikačným plánom a očakávanými úlohami v projekte. Priložte príslušné kópie zabezpečenia nadácie a segmentu. Na tabuľke alebo tabuľke uveďte pre každé zabezpečenie: Názov, kľúčový komunikátor, priradený, dátum splatnosti návrhu, požadovaný súhlas, konečný dátum splatnosti.

Potvrďte potrebnú podporu. Určte, akú podporu potrebujete pri zavádzaní projektu a potvrďte jeho dostupnosť. Ak neexistuje žiadna stála podpora, použite tabuľku alebo tabuľku na podrobnejšie informácie o tom, ako získate podporu, ako je napríklad nasledovné: Identifikácia podpornej položky, zdroja a nákladov: - Vytvorenie kolaterálov - Kompilácia distribučných zoznamov s kontaktnými informáciami pre vaše cieľové segmenty --Kapacita a zodpovednosť za masové prenosy, ako sú skupinové e-maily, - usporiadanie stretnutí skupín, tlačových konferencií a ďalších súvisiacich udalostí.

Detailné zavádzanie projektu. Použite tabuľku alebo tabuľku na postupné zobrazenie a nastavenie načasovania pre každú aktivitu, ktorú plánujete pre svoju komunikáciu. Určte, kto bude robiť čo a kedy, a tiež zabezpečenie, ktoré každý z nich použije. Zoberme si tieto názvy stĺpcov: číslo, dátum a čas, aktivitu, použité zabezpečenie, zodpovednú osobu (osoby) a stav alebo poznámky. Plánujte zahrnúť podrobný popis projektu do poradenských zábezpek, ktoré poskytnete ostatným, ktorí sa na ňom podieľajú, ako sú členovia výkonného tímu, vedúci pracovníci a podporný personál.

Plánujte sledovanie projektu. Použite tabuľku alebo tabuľku na podrobnejšie informácie o nasledujúcich krokoch, ako sú: --Postavovacie otázky od zainteresovaných strán, ako sú zamestnanci a spravodajské médiá, - hodnotenie projektu, veľmi pravdepodobné, vrátane úspešnosti realizácie projektu a subjektívnych hodnotení reakcie publika

Vytvorte rozpočet. Identifikujte očakávané náklady v súlade s finančnými pravidlami vašej organizácie. Možno budete musieť iba identifikovať tie, ktoré už nie sú súčasťou existujúceho rozpočtu pre všeobecnú podporu komunikácie.

Získajte svoj plán projektu schválený. Poskytnite svoju prácu vlastníkovi projektu na schválenie skôr, ako začnete s vykonávaním a požiadajte o návrhy na zlepšenie. Predložte návrh dokumentu krátkym zhrnutím. Nasledujte tento náčrt a začleňte svoje tabuľky / tabuľky namiesto podrobného príbehu: - Výkonný súhrn - Účel a ciele projektu - Zainteresované strany a publikum (tabuľka alebo tabuľka) - Podrobný rozpis komunikácie (tabuľka alebo tabuľka) - Spolupráca (tabuľka alebo tabuľka) --Postupné plány --Needovaná podpora --Budget

Tipy

Ak to dôvernosť dovoľuje, poraďte sa so zainteresovanými stranami a členmi publika alebo s tými, ktorí s nimi pracujú, aby lepšie porozumeli ich informačným potrebám a záujmom. Okrem bežných komunikačných kanálov naplánujte špeciálne udalosti pre nezvyčajné správy, ktoré znamenajú jeho "výnimočnosť".