Napísanie listu hodnostárovi môže byť veľmi zložitá záležitosť. Musíte zasiahnuť len správnym tónom rešpektu, bez toho, aby ste sa obliekli. Okrem toho musíte poznať vhodnú pozvánku, aby ste použili a zabezpečili, že meno osoby je správne v liste a na obálke. Nie všetci hodnostári rovnakej úrovne sa zaobchádza rovnako. Napríklad, prezident republiky je v oslovení adresovaný ako "Excelencia", zatiaľ čo prezident Spojených štátov je určený ako "pán prezident".
Preskúmajte názov príjemcu. Je to štátny senátor, zástupca alebo niečo iné? Nechcete byť nesprávne, pretože to vyzerá neinformovane a znižuje vašu dôveryhodnosť.
Spustite list napísaním adresy, ale nie meno. Preskočte riadok a zadajte celý dátum. Preskočte ďalší riadok a zadajte oficiálnu adresu a jeho fyzickú adresu. Napríklad, keby ste písali anglickej kráľovnej, napísali by ste: "Jej Veličenstvo kráľovná", po ktorej nasleduje adresa jej domu. Od roku 2011 je ústavným monarchom kráľovná Alžbeta II. Jej meno je vlastne Elizabeth Alexandra Mary, ale to nikdy nie je, ako je adresovaná.
Začnite pozvánku. Často sa to líši od adresy. Napríklad, keby ste písali anglickej kráľovnej, použili by ste buď "Madam" alebo "prosím, prosím, Vaše Veličenstvo". Postupujte tak s dvojbodkou.
Zadajte telo svojho listu. Buďte opatrní, aby ste si zachovali úctivý tón po celú dobu. Či ste alebo nie ste subjektom alebo občanom pod vládou alebo funkciou funkcionára, zaobchádzajte s ním s rešpektom zodpovedajúcim danej pozícii.
Ukončite list s záverečným vyhlásením, ktoré zodpovedá titulu hodnostára. Pre kráľovnú by sa subjekt mal podpísať s "Mám tú česť zostať, madam, najslávnejšia a najposlušnejšia vec vášho veľvyslanca", po ktorom nasleduje celé meno a podpis predmetu. Avšak pre prezidenta Spojených štátov musíte napísať len "s úctou", za ktorým nasleduje vaše zadané meno a podpis. Pri písaní bývalému prezidentovi postačí "S pozdravom".
Adresujte obálku pomocou rovnakej formálnej adresy, ktorá sa nachádza v liste. Napríklad pre bývalého prezidenta Spojených štátov by ste napísali "Čestné (meno)", po ktorom nasleduje fyzická adresa. Pre kráľovnú Anglicka by ste zadali "Jej Veličenstvo kráľovnú", po ktorej bude nasledovať fyzická adresa.
