Obchodná korešpondencia sa nezastaví po podpise zmluvy; môžete mať niekoľko ďalších príležitostí, aby ste túto vec prerokovali listami. Napríklad, ak máte zmluvu s univerzitou ako profesorka s trvalým pobytom, dostanete niekoľko ďalších korešpondencií, ktoré sa týkajú Vašej zmluvy, napríklad keď sa začnú vaše požitky a veľa ďalších záležitostí, ktoré musíte riešiť, keď začnete práca. Ako nadriadený môžete často písať listy, ktoré uvádzajú pôvodnú zmluvu takým spôsobom, ktorý zamestnancovi alebo klientovi pripomína, kde môže tieto informácie nájsť.
Povedzte príjemcovi, čo potrebuje vedieť, potom upriamte pozornosť na zmluvu alebo oblasť v zmluve, ktorá obsahuje základné informácie. Napríklad "Vaše výhody začnú dva týždne po dátume začiatku, ako je uvedené na riadku 5a na strane 2 vašej zmluvy." Nepotrebujete formálny citový štýl, ako je napríklad štýl americkej psychologickej asociácie (APA), aby ste uviedli zmluvu; stačí odkazovať na príslušnú zmluvu a číslo stránky.
Zvážte, či potrebujete citovať časti zmluvy namiesto toho, aby ste sa na ňu odkazovali len. Ak je zmluva dlhá alebo veľmi zložitá, mali by ste uviesť príslušnú časť a potom vysvetliť, na ktorom čísle stránky a čísle sekcie sa nachádzajú informácie.
Povedzte príjemcovi, že by ste boli radi, keby ste mu poskytli inú kópiu zmluvy, ak stratil svoju kópiu. Dajte mu svoje kontaktné informácie, ako napríklad vašu e-mailovú adresu alebo telefónne číslo, ak má otázky alebo by si želal požiadať o dodatočnú kópiu zmluvy.
