Ak interné vyšetrovanie vedie k disciplinárnemu alebo právnemu konaniu, budete musieť napísať správu o vyšetrení, aby ste podporili váš prípad. Prezentácia zistení jasne a fakticky dokáže vytvoriť nespochybniteľný záznam, zatiaľ čo zle vypracovaná správa má potenciál oslabiť váš prípad. Každý majiteľ firmy by mal vedieť, čo má zahrnúť do vyšetrovacej správy a aký formát by mal mať.
Základy
Správa o vyšetrovaní slúži na poskytnutie faktov a niekedy odporúčania založené na skutočnostiach a povahe obvinení. Zrozumiteľnosť a objektivita sú rovnako dôležité ako presné informácie, ktoré sa týkajú určenia dôveryhodnosti. Formálna správa v štýle osnovy napísaná v prvej osobe tiež pridáva dôveryhodnosť. Pri zdĺhavých prehľadoch môže obsah a očíslované stránky uľahčiť vyhľadávanie špecifických informácií. Zahrnutie titulnej strany, dokonca aj pre krátku správu, je dôležité pre ochranu súkromia.
Otvorenie sekcií
Prvá časť správy by mala obsahovať základné informácie, ako sú mená odosielateľa a príjemcu, a riadok témy, ktorý identifikuje predmet vyšetrovania. V druhej časti identifikujte sťažovateľa, popíšte obvinenie alebo obvinenia, upresnite dátum začiatku a konca vyšetrovania a určte zdroje informácií a dôkazov použitých na vykonanie vyšetrovania alebo zostavenie správy. Zoznamy s odrážkami sú užitočné pre ľahšie čítanie informácií v tejto sekcii.
Vyšetrovacie skutočnosti a zistenia
Prezentujte faktické zistenia v zozname s odrážkami, v narativných odsekoch alebo v kombinácii oboch. Zistenia by mali opisovať každý krok vyšetrovania v chronologickom poradí a mali by obsahovať dátumy a časy, kedykoľvek je to možné. Hoci môžete zahrnúť podporné dôkazy do sekcie nálezov, odkazovanie a následné pripojenie dôkazov ako exponátov na konci správy je často lepšou voľbou, pretože neprerušuje tok správ. Patria sem svedecké výpovede, fotografie, videá, dokumenty a skenované súbory.
záver
Ukončite správu s jedným alebo viacerými popisnými odsekmi, v ktorých zhrniete vyšetrovanie a ak je to vhodné, odporúčajte, ako postupovať ďalej. Súhrn by mal obsahovať vyhlásenie o porušeniach a poskytnúť dostatok informácií, že čitateľ pochopí, čo dokazuje vyšetrovanie bez toho, aby si prečítal celý prehľad. Odporúčania by mali byť opatreniami, ktoré zodpovedajú závažnosti obvinenia, predloženým dôkazom, právnym dôsledkom a vášmu kódexu správania alebo politike správania zamestnancov.
