Každý zamestnávateľ má morálnu a zákonnú povinnosť chrániť firmu a jej zamestnancov pred nezákonným zneužitím zodpovednosti, ako aj z činností, ktoré vytvárajú nepriateľské pracovné prostredie. Vykonávanie vyšetrovania kedykoľvek, keď dostanete sťažnosť alebo máte dôvod domnievať sa, že zamestnanec sa dopúšťa zneužitia právomoci, je nevyhnutné pre splnenie týchto povinností. Pokiaľ nemáte platné dôvody, prečo tak neurobíte, informovanie zúčastnených strán o tom, že sa uskutoční vyšetrovanie, je prvým spoločným krokom.
Interný formát pamäte
Napriek tomu, že môžete dopísať list pomocou formátu poznámok alebo obchodného listu, poznámka je bežnejšia pre interné komunikácie. Navyše, názov alebo predmet, ktorý je typický v poznámke, môže zvýšiť účinnosť tohto formátu. Okrem riadku názvu obsahuje aj poznámka aj dátum, meno každého príjemcu a meno a názov odosielateľa. Zarovnajte ľubovoľný odsek a jeden medzerník v texte poznámky a použite dvojité miesto medzi odsekmi. Zahrňte špeciálne poznámky na označenie poznámky ako dôverné a uveďte, či poznámka obsahuje prílohu alebo prílohy.
Obvinený zamestnanec
Oznámte obžalovaného písomne pred začatím vyšetrovania. Prieskumný list by mal vysvetľovať obvinenia čo najpodrobnejšie, vrátane mien, dátumov a okolností. Popíšte vyšetrovací proces, označte zákonné práva obvineného a povedzte obvinenej osobe, že bude mať príležitosť povedať svoju stranu príbehu tak písomne, ako aj počas osobného pohovoru. Povedzte osobe, či ide o "bežnú záležitosť" alebo či jeho úloha alebo pracovné povinnosti vyžadujú úpravu až do ukončenia vyšetrovania.
Čakajúce oznámenie o vyšetrovaní
Zahrňte do počiatočného upozornenia okamžitý nadriadený zamestnanca a vedúceho oddelenia. List by mal vysvetliť povahu a rozsah prebiehajúceho vyšetrovania. Okrem toho by sa v tomto liste mali uviesť kroky, ktoré sa majú vykonať pred začatím vyšetrovania, ako napríklad účtovanie a zabezpečenie majetku a majetku podniku alebo zmena povinností zamestnanca. Napokon, v liste by sa malo uviesť, či sa do vyšetrovania zúčastnia orgány dohľadu a vedúci pracovníci, a ak áno, vymedzia konkrétne úlohy a zodpovednosti.
Vyšetrovacie rozhovory
Písmená by mali ísť aj na každého, komu plánujete pohovor pri vyšetrovaní. Na rozdiel od oznámenia prešetrovania čakajúceho na prerokovanie, ktoré môže zahŕňať viac ako jedného príjemcu, oznámenia o pohovore by mali obsahovať jediného príjemcu v riadku adresy bez ohľadu na to, koľko listov posielate. List neposkytuje žiadne konkrétne podrobnosti, ale jednoducho uvádza, že zamestnanec môže byť vypočúvaný ako súčasť prebiehajúceho vyšetrovania, poskytnúť meno osoby, ktorá bude robiť pohovor a stanoviť plnú spoluprácu očakávania. Okrem toho v liste by sa malo uviesť, že poznámka je dôverná a nie je vhodná na medzipodnikovú diskusiu.
