Hoci niektorí majitelia malých podnikov by radšej mali operáciu koreňových kanálikov, ako vlastné účtovníctvo, účtovníctvo je neodmysliteľnou súčasťou riadenia podniku. Výhody účtovníctva spočívajú v jeho schopnosti rozprávať číselný príbeh o tom, čo sa deje vo vašej spoločnosti - to, čo vám môže pomôcť zlepšiť operácie, stať sa výhodnejšou a nemusíte mať problémy s miestnymi a federálnymi daňovými agentúrami. Dôkladné a presné účtovníctvo vám môže pomôcť pri príprave prípadov s potenciálnymi veriteľmi a investormi, keď vaše podnikanie hľadá financovanie.
Tipy
-
Výhody používania účtovníctva v podnikaní súvisia s poznatkami, ktoré poskytujú čísla. Tieto čísla vám pomôžu pochopiť, čo sa deje dobre a kde je priestor na zlepšenie.
Aký je hlavný cieľ účtovníctva?
Hlavným cieľom účtovníctva je sledovať príjmy a výdavky vašej spoločnosti. Príjmy sú všetky peniaze plynúce do vášho podnikania z predaja tovarov a služieb a akéhokoľvek iného druhu príjmu, ako sú napríklad získané úroky alebo nájomné alebo odmeny. Výdavky sú všetko, čo vaše podnikanie kupuje pre svoje prevádzky a infraštruktúru, ako sú materiály, práca, nájomné, dodávky, poštovné, poistenie, náklady na dopravu, profesionálne služby, reklamu a vybavenie.
Informácie, ktoré váš účtovník alebo účtovník zhromažďuje o príjmoch a výdavkoch, sa dostávajú do zostavovania účtovných správ, ktoré poskytujú nepostrádateľné informácie o finančnej situácii vašej spoločnosti. Tieto prehľady vám pomôžu definovať vaše silné stránky a riešiť svoje slabosti. Tiež poskytujú informácie, ktoré potrebujete na daňové hlásenie.
Výkaz ziskov a strát je prehľadom vašich účtovných informácií o príjmoch a výdavkoch. Zosúlaďuje a uvádza zoznam všetkých vašich nákupov v príslušných kategóriách, ako sú nájomné a mzdy, a potom uvádza tieto sumy, aby vám poskytol prehľad. Podobne zhrňuje vaše prichádzajúce príjmy na základe zdroja príjmov, ako je veľkoobchodný predaj alebo maloobchodný predaj. Výkaz ziskov a strát je dôležitý, pretože ukazuje, koľko ste skutočne zarobili na konci dňa. Tento údaj je suma, ktorá zostáva po odpočítaní celkových výdavkov z celkových príjmov.
Súvaha je momentkou vašej celkovej finančnej situácie v konkrétnom okamihu. Je to dôležité, pretože sumarizuje vašu čistú hodnotu. Časť aktív v súvahe obsahuje zoznam všetkých vašich spoločností, vrátane peňažnej hotovosti, peňazí, ktoré máte dlžníkom prostredníctvom pohľadávok, inventára vo vašich poliach a cenných dlhodobých nákupov, ako sú veľké časti vybavenia. Úsek pasív vo vašej súvahe zahŕňa všetko, čo dlžíte, vrátane krátkodobých a dlhodobých úverových zostatkov a záväzkov. Čistá hodnota vašej spoločnosti na základe informácií uvedených vo vašej súvahe je vypočítaná odpočítaním celkových záväzkov od celkových aktív.
Výkaz peňažných tokov alebo pro forma hotovostného toku je účtovný nástroj, ktorý vám pomôže predpovedať, kedy budete mať k dispozícii kapitál a kedy budete mať nedostatky v peňažných tokoch. Odtoková časť výkazu uvádza zoznam všetkých očakávaných príjmov v hotovosti rozdelených podľa mesiacov. Tieto peniaze nemusia nevyhnutne pochádzať z príjmu z predaja výrobkov alebo služieb. Môže zahŕňať aj kapitál z pôžičiek alebo investícií. Odtoková časť výkazu zahŕňa všetky vaše očakávané odchádzajúce hotovosti vrátane mzdových výdavkov, nákladov na materiál, nájomného a poistného plnenia. Vaše očakávané výdavky nie sú len odpočítateľné obchodné náklady. Uvediete tiež zoznam splátok úveru, ktorý nie je daňovo uznateľný a neuvedie sa vo výkaze ziskov a strát. V spodnom riadku každého stĺpca sa zobrazujú odchádzajúce výdavky odpočítané od prichádzajúcich peňazí, čo znamená, koľko peňazí môžete očakávať, že budú k dispozícii na konci mesiaca.
Aký je účel účtovníka?
Úlohou vášho účtovníka je zhrnúť prácu vášho účtovníka zostavovaním účtovných záznamov do správ. Váš účtovník môže tiež vyplniť vaše daňové formuláre a poradiť vám o tom, ako najlepšie ušetriť a ušetriť peniaze. Môžete alebo nemusíte prijímať profesionálneho účtovníka, v závislosti od vašej úrovne pohodlia pri práci s číslami, zložitosti vášho podnikania a vašej daňovej situácie.
Cieľom účtovníka je vložiť potvrdenia a faktúry do databázy, knihy alebo tabuľky, aby ste mohli sledovať výdavky a predaj. Väčšina účtovných systémov je počítačová, pretože účtovné programy môžu organizovať a pridávať čísla rýchlejšie a efektívnejšie než ručné, ručne písané systémy. Nepotrebujete však počítačový program na účtovanie vašej spoločnosti. Ručný systém, ktorý sleduje výdavky a výdavky, poskytne aj informácie, ktoré potrebujete.
Môžete robiť svoje vlastné účtovníctvo sledovaním príjmov a výdavkov a sledovaním týchto informácií spôsobom, ktorý je užitočný pre vás a vášho účtovníka. Informácie by mali byť ľahko čitateľné a pochopiteľné a mali by presne odrážať finančnú činnosť vašej firmy. Vaše účtovné informácie budú užitočné pre vášho účtovníka, pretože poskytuje potrebné informácie na zostavovanie daňových výkazov a úverových dokumentov. Rovnaké informácie môžu byť interné užitočné, aby ste poskytli prehľad o vašej firme, napríklad ukazujú, koľko vášho príjmu pochádza z veľkoobchodného predaja versus maloobchodného predaja a koľko míňate na materiály a prácu.
Dokonca aj keď si najmete účtovníka a účtovníka na usporiadanie finančných informácií a prípravu vašich daňových formulárov, stále máte účtovné povinnosti ako majiteľ firmy. Musíte uložiť všetky informácie, ktoré potrebujú, ako sú faktúry, ktoré píšete, a príjmy, ktoré ste dostali pre nákupy, ktoré ste vykonali. Čím sú tieto dokumenty organizovanejšie, keď ich prinášate účtovníkovi a účtovníkovi, tým menej budete musieť platiť za svoj čas. Je potrebné, aby účtovník dlhšie usporiadal obalovú škatuľku plnú účtov, než pracovať metodicky prostredníctvom súboru s papierovaním, ktoré bolo už zoradené podľa dátumu alebo prostredníctvom účtu kreditnej karty.
Aké sú pravidlá účtovania?
Pravidlá účtovníctva upravujú spôsob, akým sa náklady a výnosy účtujú do systému ako debet alebo kredit. Tieto pravidlá upravujú podvojné účtovníctvo, systém, ktorý je od neskorého stredoveku široko používaný. Systémy s dvojitým vstupom nielen sledujú vaše príjmy a výdavky, ale tiež ukazujú, ako sa peniaze a aktíva pohybujú okolo vašej spoločnosti. V systémoch s dvojitým vstupom musí byť každý záznam, ktorý je zadaný ako debet, vyvážený zodpovedajúcim kreditom a naopak. Alternatívou k podvojnému účtovníctvu je jednoduchý systém, v ktorom jednoducho uvádzate a porovnávajte svoje príjmy a výdavky bez zabudovaných protokolov na zosúladenie týchto záznamov s vašou aktuálnou finančnou situáciou.
Pri práci s osobnými účtami by mal byť pripísaný jednotlivcovi, ktorý prevádza majetok do podniku, zatiaľ čo príjemca alebo podnik by mal byť odpísaný. Zdá sa to, že finančné prostriedky opustili ruky jednotlivca a boli prenesené do rúk podniku. Účtovné účty však nie vždy opisujú skutočné hotovostné zostatky. Skôr sa vzťahujú na sumy, ktoré sú dlžné alebo vlastnené. Keď jednotlivec, napríklad majiteľ, prevádza peniaze do podniku, táto transakcia zvyšuje alebo pripíše úrok a predstavuje sumu, ktorú podnik danému jednotlivcovi dlhuje. Rovnaký prevod finančných prostriedkov vytvára debet pre obchodný účet, pretože hoci hotovosť je k dispozícii a je k dispozícii, je teraz dlžná osobe, ktorá ju poskytla.
Pri obchodovaní s reálnymi účtami, ako sú nehnuteľnosti a strojové zariadenia, vyžadujú účtovné pravidlá odúčtovanie nových nákupov a kreditných položiek, ktoré ste predali alebo inak vyradili z prevádzky. Majetok je pôvodne zaúčtované ako debet, pretože ste vynaložili peniaze na jeho získanie. Ak ho predáte alebo ho vyradíte z prevádzky po dlhšej životnosti, odstránite debet alebo pripíšete účet, ktorý predstavuje to, čo dlžíte pri nákupe.
Keď vaša firma nakupuje materiály alebo platí nájomné, pravidlá účtovníctva vyžadujú, aby ste tieto transakcie odoslali ako debty. Naopak, keď predávate produkty alebo služby, váš účtovný systém považuje tieto transakcie za úvery. Nákupy, ktoré vyžadujú odchádzajúce finančné prostriedky, znižujú kapitál vašej spoločnosti, a preto sú sledované ako inkasá. Príjmy a iné zisky, ako napríklad príjmy z prenájmu, zvyšujú kapitál vašej spoločnosti, takže sú sledované ako úvery.
Hoci tieto pravidlá účtovníctva upravujú spôsob, akým sa každá transakcia objavuje vo vašom účtovnom systéme, nemusíte ich skutočne chápať a uplatňovať, pokiaľ nezadáte záznamy do dvojitého účtovného systému, ktorý nie je naprogramovaný na usporiadanie vašich informácií. Napríklad, ak používate rukou založenú knihu ako základ vášho účtovného systému, musíte sa pri každom zadaní záznamu rozhodnúť, či daná transakcia predstavuje debet alebo kredit a kde sa zobrazí príslušný debet alebo kredit. Ak však používate softvér účtovníctva, napríklad QuickBooks, vaše šeky, faktúry a potvrdenia o predaji sa automaticky zobrazia na správnych kreditných a debetných účtoch spolu s ich príslušnými debetmi alebo kreditmi.
Ako používať účtovníctvo v obchode
Výhody účtovníctva nie sú len záležitosťou dobrej obchodnej stratégie, hoci účtovné informácie určite pomáhajú strategizovať a plánovať. Žiadna firma nemôže prežiť bez nejakého účtovného systému. Ak vaša spoločnosť uskutoční nákupy a predaj bez toho, aby sledovala sumy, ktoré ste si kúpili a predali, nebudete mať možnosť určiť si, či ste získali zisk alebo ste stratili na konci roka. Neviete, koľko dlužíte a koľko vlastníte, takže nebudete môcť posúdiť, koľko z vašej prichádzajúcej hotovosti si môžete odobrať na osobné účely a koľko by ste mali mať vo svojom firemnom bankovom účte pre nadchádzajúcu obchodnú činnosť náklady.
Účtovné informácie poskytujú cenné informácie o činnosti spoločnosti. Umožňuje vám porovnávať vaše tržby v rôznych kategóriách v priebehu času, napríklad pri pohľade na trendy rôznych produktov v rôznych predajných miestach. Poskytuje vám nástroje a informácie, ktoré vám umožnia zistiť, či vaše marže sú udržateľné a ako je výkonnosť vašej spoločnosti porovnateľná s konkurenciou vo vašom odvetví. Proforma hotovostného toku vám umožní hľadať zdroje kapitálu skôr, než ich skutočne potrebujete, a naplánovať veľké nákupy, aby zodpovedali obdobiu roka, keď je hotovosť bohatá. Prevádzka podniku bez účtovných informácií je ako lietanie lietadla bez radaru.
Účtovníctvo je tiež nevyhnutné pre prežitie vašej spoločnosti, pretože ste zákonne povinní vykazovať príjem a platiť dane. Bez úplného a presného účtovného systému nebudete vedieť, koľko ste zarobili a strávili a nebudete mať informácie, ktoré potrebujete na vyplnenie miestnych, štátnych a federálnych daňových formulárov. Ak vaše podnikanie niekedy potrebuje finančné prostriedky, vaše žiadosti o pôžičku budú takmer určite vyžadovať, aby ste zahrnuli účtovné závierky z predchádzajúcich rokov a najpravdepodobnejšie prognózy pre nadchádzajúce obdobia.
