Kľúčom k písaniu silných postupov a zásad je sprístupniť dokumenty dostatočne prísne, aby dokázali pravidlá organizácie, ale boli dostatočne flexibilné, aby boli ľahko sledovateľné, väčšinou bez odchýlky, pretože musíte dokumentovať každú malú vec od navrhovanej cesty. V mnohých organizáciách môžete počuť postupy a pravidlá označované ako SOP alebo štandardné operačné postupy. Tieto dokumenty tvoria chrbticu organizácie, takže ich písanie dobre pomôže udržať podnikanie na ceste a zabezpečiť, aby štandardné postupy prebiehali rovnakým spôsobom všetkými zamestnancami. Ak pracujete v regulovanom priemysle, napríklad v oblasti farmaceutických alebo biotechnologických spoločností, silné SOP sú absolútne kritické pre úspech vášho podnikania, keďže Úrad pre kontrolu potravín a liekov sa na tieto dokumenty najprv v každom audite.
Navrhnite prehľad všetkých postupov a pravidiel, ktoré vaša organizácia potrebuje. Vytvorenie stručného náčrtu postupov a politík vám pomôže usporiadať vaše písanie. Zoskupenie pravidiel a postupov podľa oddelenia vám môže pomôcť zorganizovať svoje myšlienky. Usporiadajte obrys najdôležitejšími dokumentmi na začiatku, aby ste mohli uprednostňovať zostavovanie SOP. Koniec koncov, musíte začať niekde a začínať najdôležitejšími prostriedkami, ktoré sa prinajmenšom uskutočnia. Možno budete musieť prehodnotiť tieto prvé dokumenty po napísaní SOPS. Je nevyhnutné, aby SOPS neboli vzájomne v rozpore.
Rozdeľte jednotlivé postupy a pravidlá do jednotlivých úloh spojených s vyplnením každého dokumentu. Vo svojom obryse pridajte čiastkové úlohy pre každý dokument tak, aby boli kroky jasné, logické a v poriadku. Takto sa dokumenty takmer písali. Nezabudnite však pridať iba tie najširšie kroky. Ak píšete SOPS príliš podrobne, existuje príliš veľa šancí mať odchýlky. Nie je to dobrá vec.
Rozhovor s personálom, ktorý vykonáva úlohy. Nezabudnite na hodnotný vstup od zamestnancov, ktorí momentálne robia úlohy. SOP by mali dokumentovať, ako sa veci robia, a to sú ľudia, ktorí vedia. Požiadajte pracovníkov, a nie manažérov, aby robili nejaké vypracovanie návrhov dokumentov. Môžu byť vždy posilnené technickým spisovateľom.
Vyplňte svoj obrys podrobnejšími postupmi, ktoré majú vaši zamestnanci sledovať. Najlepšou praxou je, aby ste pri písaní zásad a postupov zostali jednoduché. Je tiež všeobecne uznávanou praxou písať na piatej triede americkej úrovne - to znamená, že piateho hodnotiteľa by mal byť schopný čítať a rozumieť každému slovu.
Rozhodnite sa, kto sa odhlási na postupoch a politikách. Odhlásenie by malo obsahovať niektoré mená na vysokej úrovni, aby si šéf uvedomil, ako sa veci robia. Niektoré organizácie vykonávajú každú politiku a postup prostredníctvom oddelenia ľudských zdrojov alebo ich právneho oddelenia, aby zabezpečili, že nebudú porušené zákony.
Zavolajte schôdzku o preskúmaní, aby ste zhromaždili všetkých signatárov v jednej miestnosti a diskutovali o týchto pravidlách. Ak je to všetko možné, dostať všetky strany dohromady do jednej miestnosti, aby diskusia o jednej konkrétnej politike presunula dokument vpred oveľa rýchlejšie, než aby sa o tom postúpil a požiadal o pripomienky. Ak naozaj chcete zrýchliť veci, nastavte si cieľ, aby sa SOP odhlásil na konci stretnutia.
Podpis, dátum, kontrola verzií a obeh finalizovaných postupov a politík. Zvážte dávať každému zamestnancovi príručku pre zamestnancov, ktorú možno podľa potreby aktualizovať s revidovanými dokumentmi. V skutočnosti vytvorte politiku a postup pre manipuláciu s notebookmi, vrátane periodického overovania príručiek pre zamestnancov, aby sa zabezpečilo, že všetci zamestnanci by mali byť aktuálni.
Preskúmajte existujúce schválené SOPs podľa plánu. Každý SOP by sa mal prehodnotiť každoročne alebo minimálne dvakrát ročne, aby sa ubezpečil, že postupy a pravidlá sa nezmenili. Uistite sa, že získate nové podpisy a dátumy, takže ak sa vykoná audit, existuje jasná stopa papiera spätých verzií.
Tipy
-
Štandardné postupy sú často prehliadané malými podnikmi, ale sú dôležité pre zabezpečenie zdravia podnikania.
