Spoločnosti používajú príručky pre administratívnu administratívu na školenie zamestnancov, vytváranie alebo nákup softvéru a zlepšenie efektívnosti v kancelárii. Softvér je veľkou časťou kancelárskych operácií a vyžaduje postupy na definovanie operácií počítača, ako je bezpečnosť, tvorba a prístup databázy, e-mailový protokol a ochrana pred vírusmi. Príručka postupov bude často obsahovať vývojové diagramy, ktoré pomáhajú pri vytváraní alebo zakúpení softvéru, ktorý spĺňa potreby vašej kancelárie.
Administrátori sú zodpovední za spracovanie a správu záznamov a dokumentov. príprava na stretnutia, konferencie a špeciálne podujatia; cestovanie; a komunikácia so zákazníkmi, manažmentom, dodávateľmi a zamestnancami. Účinná príručka o činnosti popisuje kancelárske postupy jasne a čo najpodrobnejšie. Nový pracovník by mal mať možnosť odkázať na návod na používanie informácií o úradných postupoch.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
3-kruhové spojivo
-
Softvér na spracovanie textu
Ako napísať procedúry administratívnych úradov
Identifikujte postupy
Príručka postupu administratívnej správy bude pozostávať z niekoľkých postupov. Začnite s najvyššou úrovňou, najbežnejšími postupmi a postupujte podľa najpodrobnejších. Mal by existovať vývojový diagram na vysokej úrovni, ktorý by uvádzal, ako sa každý postup hodí do tejto kategórie. Vývojové schémy umožňujú veľmi ľahkú prípravu nových zamestnancov, keďže ide o grafické znázornenie ich pracovného toku. Nižšie uvedený príklad je jednoduchým príkladom niektorých úradných postupov.
1. Kancelárske záznamy
1.1 Nákup spotrebného materiálu 1.2 Podanie 1.3 Manipulácia s poštou 1.4 Plánovanie
1.3 Manipulácia s poštou
1.3.3 Prijímať poštu -> 1.3.4 Zoradiť poštu -> Vyžaduje okamžitú odpoveď? -> Áno -> Označiť ako naliehavú -> Doručiť nie -> Neoznačiť -> Doručiť
Pri písaní príručky poskytnite písomné informácie pre každú podkapitolu. Napríklad:
1.3.3 Prijímanie pošty Pošta je zoradená do poštovej schránky a doručená do každej poštovej schránky oddelenia do 10.00 hod. Úradný asistent zoberie poštu, triedi ju (pozri 1.3.4) a určí, či pošta vyžaduje okamžitú odpoveď (pozri 1.3.5).
Zbierajte informácie o konaní
Toto je najdôležitejší krok v procese písania a bude vyžadovať najviac času. Uistite sa, že rozumiete postupu, ktorý popisujete, a rozsah projektu. Pochopte publikum pre tento postup a ako sa hodí do postupov vyššej úrovne. Kto sú dodávateľmi konania? Kto sú majitelia a odborníci na predmet? Kto sú zákazníci? Keď máte jasné pochopenie vyššie uvedeného, postupujte podľa týchto krokov:
- Napíšte súbor otázok týkajúcich sa rozhovorov. Čo potrebujete vedieť, aby ste napísali podrobný postup?
- Vykonajte rozhovory a dokumentujte výsledky.
- Vytvorte vývojový diagram, ktorý zobrazuje vstup do procesu, pracovné kroky a výstup.
- Skontrolujte vývojové diagramy, ktoré ste vytvorili s vlastníkmi procesov.
Napíšte príručku konceptu
Vyberte formát príručky a uistite sa, že manažment súhlasí s týmto formátom. Precízte celú príručku. Nechcete prepisovať príručku, pretože formát alebo obsah nie sú v zhode. Použite trojzávitové viazanie, aby sa zmeny a aktualizácie mohli ľahko uskutočniť. Za každú zdokumentovanú procedúru uveďte nasledujúce:
- nadpis
- úvod
- Prehľad
- Dátum kontroly
- Vlastník postupu - použite podľa potreby názvy a vyhnite sa používaniu osobných mien
- Vývojový diagram s popismi krok za krokom
- definícia
- Materiály alebo softvér použitý v postupe
- Ilustrácie, tabuľky, grafy a grafika podľa potreby
Prečítajte si a upravte
Nechajte príručku preskúmať zodpovedný manažment, majiteľ postupu a zákazník konania. Ak je zákazník mimo organizácie, pred podaním žiadosti o preskúmanie sa uistite, že máte súhlas s riadením.
Možno budete chcieť, aby niekto iný ako autor absolvoval každý krok v procese, aby otestoval jeho presnosť a úplnosť. Ak existujú právne obmedzenia, uistite sa, že vaša interná právna organizácia prehodnotí príručku o súlade.
Analyzujte a opravte všetky nedostatky zistené počas procesu kontroly a napíšte finálnu verziu. Pred uverejnením dokumentu získajte konečné schválenie podpisy na príslušnej úrovni.
Určite jedného vlastníka príručky, ktorý je zodpovedný za dokumentovanie aktualizácií.
