Inventár pre náboženské organizácie môže byť fyzickými položkami a zručnosťami členov kongregácie ochotných darovať svoj čas. Tí, ktorí sú ochotní darovať svoj čas a odbornosť, by mali byť zodpovední za to, aby mohli byť správne využité v prospech cirkvi. Fyzické majetky cirkvi by mali byť zdokumentované písomne s dokumentmi uloženými bezpečne na viacerých miestach. Viacerí ľudia môžu pomôcť pri príprave počiatočného zoznamu cirkvi, ale jeho údržba a bezpečné ukladanie by mali byť pridelené jednému zástupcovi. Zhromažďovanie počiatočného inventára môže trvať tak dlho, kým týždeň a ročné zúčtovanie zásob by nemalo trvať dlhšie ako deň alebo dva. Tento projekt si vyžaduje pozornosť na detail.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Softvér tabuľkového procesora
-
internet
-
Tlačiareň / kopírka
-
Schránka
-
ceruzka
-
etikety
Inventár fyzických položiek
Z internetu si môžete vytvoriť formulár na vytvorenie kostola, alebo vytvoriť svoj vlastný softvér pomocou tabuľkového procesora. V hornej časti formulára uveďte názov a medzery vašej organizácie pre číslo listu a názov miesta. Nižšie vytvorte stĺpce s názvom "Sériové číslo", "Popis položky", "Získaný dátum", "Počiatočná hodnota" a "Uchovať / Zlikvidovať". Vytlačte dostatok kópií formulára na použitie v každej miestnosti kostola a pripojte sa do schránky,
Rozlišujte medzi dodávkami a vybavením, pričom si všimnite výšku dolára, ktorá kvantifikuje rozdiel. Napríklad položky s cenou nižšou ako 500 USD sú považované za zásoby, zatiaľ čo položky s nákladmi nad 500 USD sú považované za vybavenie. Z dôvodu svojej hodnoty by sa malo inventarizovať vybavenie, kým nie je potrebné zásoby zásob.
Vytvorte postupný zoznam sériových čísel pomocou softvéru tabuľkového procesora a vytlačte čísla, každý jeden, na štítky s priemerom 1 palca. Prvýkrát, kedy sa inventarizácia uskutoční, sériové čísla by mali mať formát jedinečného čísla za rok. Jedinečné číslo je číslo, ktoré sa bude postupne meniť, napríklad: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Začnite v jednej miestnosti a identifikujte všetky položky, ktoré sa považujú za zariadenia. Po identifikácii pripojte na spodnú časť každej položky jedno označenie sériového čísla, aby bolo možné sledovať položky.
Berte na vedomie číslo listu a názov miestnosti pomocou formulárov inventára v schránke. Pre každú položku s poradovým číslom zaznamenajte údaje do všetkých políčok nachádzajúcich sa vo formulári inventára.
Pole s opisom by malo mať prehľad o položke. Sériové pole by malo obsahovať číslo, ktoré ste pripojili na spodnú časť položky. Pri začiatočných informáciách o zásobách nemusí byť dátum a počiatočná hodnota k dispozícii. Ak je, vyplňte príslušný formulár. Ak nie, napíšte aktuálny dátum do poľa získaného dátumom a odhadnite hodnotu. Ak je položka vedená, jednoducho vložte šek do poľa. Ak sa likviduje, zaznamenajte dátum likvidácie.
Presuňte sa z miestnosti do miestnosti a zopakujte kroky 4 a 5. Pri zmene umiestnení nezabudnite naďalej zaznamenať číslo listu a názov miestnosti v hornej časti každého listu.
Vytvorte jednotlivé kópie vyplnených formulárov inventára. Každú kópiu umiestnite v poradovom poradí podľa čísla listu do trojzávitového viazača. Položte jedno spojivo na bezpečnom mieste mimo prevádzku a druhé na mieste v administratívnej kancelárii. Postupujte podľa inventárnych postupov aspoň raz ročne.
Inventár súborov zručností
Získajte pripravený formulár dobrovoľníckej cirkvi z internetu alebo si vytvorte svoj vlastný softvér pomocou tabuľkového procesora. Zahrňte polia pre "Meno", "Adresa", "Telefónne číslo", "E-mailová adresa", "Dostupné dni" a "K dispozícii za týždeň." V stĺpci v dolnej časti stránky uveďte požadované množiny zručností alebo požadované úlohy a pokyny pre dobrovoľníkov k okruhu zainteresovaných oblastí, ako napríklad vodič autobusu, dobrovoľník stravovacích služieb, koordinácia činností a administratívny sprievodca.
Formulár rozdajte počas nedelej školy alebo cirkevnej služby, alebo ju pošlite poštou so žiadosťou o jej vrátenie na konkrétne miesto v konkrétnom termíne alebo pred ním.
Vložte formuláre do trojzložkového viazača alebo pre jednoduché použitie vytvorte digitálnu databázu s osobnými informáciami a záujmami dobrovoľníkov. Týmto spôsobom môže byť priamy kontakt s zainteresovanými členmi kongregácie a administratívni pracovníci môžu presne vidieť zdroje, ktoré má cirkev k dispozícii.
Distribuujte nové formy dobrovoľníkov najneskôr raz ročne. Ak aktualizované formuláre neboli vrátené osobe, ktorá ich predtým vyplnila, kontaktujte telefonicky a zistite, či by ešte chceli darovať svoj čas v oblastiach, ktoré predtým zaznamenali, a urobiť zodpovedajúce zmeny.
Tipy
-
Preloženie údajov fyzických inventárnych listov do digitálnej tabuľky poskytuje tretí bod úschovy.
Pridanie nových položiek do inventára pri ich dodaní zabezpečí, aby ich dátum nadobudnutia a počiatočná hodnota boli správne zaznamenané.
Formulár dobrovoľníka každoročne prepracujte tak, aby obsahoval nové zručnosti alebo pozície.
Výstraha
Povolenie viacerých osôb, ktoré majú na starosti inventár, môže spôsobiť zámenu a viesť k dvojitému vstupu alebo k dezorganizácii.
