Politiky a postupy sú dôležité pre podnikanie, pretože, ako to vysvetľuje Ministerstvo zdravotníctva a rodiny Austrálie, definujú, ako má podnik fungovať, a identifikovať morálny, etický a právny postoj podnikania. Zlepšovanie politík a postupov tak môže posilniť produktivitu spoločnosti a vnútorné a vonkajšie vzťahy. To môže viesť k lepším príjmom a celkovým obchodným úspechom.
Identifikujte ciele podniku. Všetko v politikách a postupoch musí odrážať tieto ciele.
Prečítajte si aktuálne pravidlá a postupy, aby ste zistili, či sú aktuálne a či spĺňajú ciele spoločnosti.
Vykonajte formálne a neformálne stretnutia zamestnancov, rozhovory a prieskumy, aby ste získali informácie o tom, čo zamestnanci považujú za potrebné v politikách a postupoch. Je možné, že manažment môže mať odlišné názory na to, čo je dôležité pre politiky a postupy. Zahrnutie názorov zamestnancov eliminuje riziko, že budú mať politiky a postupy, ktoré nespĺňajú potreby zamestnancov.
Vyšetrujte zákony, ktoré sa vzťahujú na obchodné operácie. Tieto zákony sa môžu v priebehu času meniť. Súčasná príručka o politikách a postupoch by mala odrážať aktuálnu verziu zákonov a jasne definovať, ako tieto zákony ovplyvňujú protokoly.
Rozdeľte pravidlá a postupy na dve časti. Prvá časť by mala načrtnúť protokoly, ktoré sa vzťahujú na všetkých zamestnancov. Druhá časť by mala byť rozdelená podľa oddelenia a podrobne opísať pravidlá, ktoré platia pre každú časť spoločnosti. To umožňuje zamestnancom rýchlo nájsť údaje, ktoré sa týkajú ich práce.
Vyberte formát pre revidované pravidlá a postupy, ktorý je stručný a nenecháva čitateľa, aby sa prevrátili celým návodom.
Vytvorte a objasnite obrys pre každú sekciu. Opýtajte sa, či sú opisy služieb a pracovných miest jasné a nechajte ich preskúmať výbor, aby zistili nejaké oblasti nejednoznačnosti.
Prečítajte si pravidlá a postupy pre 7 Cs. Ako uviedol Chris Anderson z práce.com, 7 Cs obsahujú kontext (včlenenia sú relevantné), konzistencia (rovnaké pojmy sa používajú v celom rozsahu), úplnosť (žiadne medzery v informáciách), kontrola (termíny detailné firemné ciele a autorita) termíny ukazujú, ako spĺňať pravidlá, ako aj sankcie), správnosť (bez výpovedí, pravopisné alebo gramatické chyby) a jasnosť (nejednoznačnosť).
Politiky a postupy posudzujú experti mimo spoločnosti. Napríklad právnik môže preskúmať pravidlá a postupy, aby sa uistil, že neobsahujú právne medzery alebo záväzky.
Tipy
-
Pri vytváraní pravidiel a postupov majte na pamäti rôzne štýly učenia. Nezabudnite uviesť grafy a vizuálne reprezentácie, ktoré pomáhajú tým, ktorí sú viac graficky vzdelaní.
