Stretnutia sa konajú takmer všade tam, kde sú ľudia. Cirkvi, školy a podniky majú z jedného alebo iného dôvodu stretnutia. Keď sú zápisy správne prijaté, môžu sa ľahko odovzdať ostatným členom stretnutia, ktorí potrebujú počuť niečo konkrétne, najmä deň alebo dva po stretnutí. Tak ako budeme môcť vyskúšať, nebudeme nikdy pamätať všetko. To je dôvod, prečo je správne konanie na stretnutí tak dôležité.
Urobiť minúty
Skontrolujte, či vaša firma, cirkev alebo škola má požadovaný formát na preberanie minút. Niektoré obchodné miesta majú určitý spôsob, ako radi robia veci, aj keď sa od nej trochu líšia. Uistite sa, že dodržiavate požadovaný formát.
Posaďte sa na miesto, kde môžete vidieť a počuť všetkých. Je ťažké zapísať minúty, keď hľadáte kto povedal čo. Sedenie na centrálnom mieste je najlepšie, ak je miestnosť pomerne veľká bez zosilnenia. Keď veľké skupiny používajú mikrofóny, sedieť v prednej časti miestnosti.
Napíšte dátum na papier. Nechajte svoj papier a pero pripravené pred začiatkom schôdzky, aby ste zabránili tomu, že na začiatku stratíte niečo dôležité. Tiež si zapíšte, ak sa toto stretnutie týka konkrétnej témy alebo problému. Tiež rýchlo zoznámte usporiadanie sedenia, ak sú členovia relatívne málo. To vám pomôže neskôr, keď si uvedomíte, kto povedal čo.
Zaznamenajte všetkých, kto je tam. Uistite sa, že si zapíšete osobu zodpovednú za stretnutie, ako aj tých, ktorí sa z nejakého dôvodu nemohli zúčastniť. Ak je to možné, predbežne pripravte náčrt témy, aby ste mali čo najmenšie kroky počas stretnutia.
Napíšte, kto povedal, čo, myšlienky alebo témy diskusie a rozhodnutia o týchto diskusiách. Ak sa uskutoční hlasovanie, napíšte, kto predložil hlasovanie, kto ho vyslal, a tiež, aký bol výsledok hlasovania, ako sú 4 ne až 9.
Nezaznamenávajte absolútne všetko, čo bolo povedané počas stretnutia. Stačí zhrnúť nápady a témy. Budete sa zblázniť, ak sa pokúsite napísať každé slovo, ktoré každý človek hovorí.
Nahrajte svoje minúty čo najskôr po stretnutí. To zabraňuje chybám a stratám pamäte. Uistite sa, že ste skontrolovali pravopis pred vytlačením minút a odovzdali ich tým, ktorí boli na stretnutí.
