Pravdepodobne nebudete mať problém predstaviť si tento scenár: dostanete pozvánku na prestížnu konferenciu, na ktorej by ste mali veľa príležitostí na prepojenie a rozšírenie podnikania vašej spoločnosti. Teraz však čelíte prekážke presvedčiť svojho šéfa, aby vám umožnil navštevovať. Odôvodňujúce výdavky môžu spôsobiť stormy tmu, ale organizácia a príprava vám pomôžu dosiahnuť váš cieľ.
Navrhnite presvedčivý argument, ktorý presvedčí vašich nadriadených o potrebe daných nákladov. Presvedčte svojich šéfov, že musíte minúť tieto peniaze na tento konkrétny predmet alebo službu. Dokážte, že tieto náklady povedú k vysokej návratnosti investícií. Predložte čo najviac podporných dokumentov, aby ste získali svoj názor.
Vypočítajte presné náklady na tento výdavok a uveďte sumu svojim šéfom. Vaše výpočty si uvoľnia svoju myseľ, čo dokazuje, že ste to úplne zvážili a nemáte v úmysle plytvať peniazmi. Prezentácia očakávaných nákladov na výdavky môže tiež zmierniť obavy, že plánované výdavky budú nehorázne. Ak môžete určiť aj výdavky na nevynaloženie peňazí na danú položku alebo službu, vytvorte si tieto čísla, aby ste dokázali priviesť svoje miesto.
Vyplňte všetky formuláre výdavkov podľa pokynov. Väčšina organizácií má formálny systém na predkladanie odôvodnení výdavkov. Účtovné oddelenie pravdepodobne bude vyžadovať, aby ste vyplnili formulár, ktorý odôvodňuje náklady na nákup. Nezabudnite nezanedbávať žiadne polia v dokumente, pretože zabudnutie na vloženie podrobností môže spôsobiť problémy neskôr.
Odošlite dokumentáciu o všetkom, čo súvisí s nákladmi. Manažéri chcú vidieť presne, kam ide peniaze; poskytnutím papierovej stopy im pomôžete pochopiť, prečo potrebujete kúpiť túto konkrétnu položku alebo službu. Zahrňte každý doklad alebo doklad týkajúci sa výdavkov, aby vás nikto nemohol obviniť zo zneužitia.
