V porovnaní s faxovaním je e-mailom pohodlnejšia metóda získavania informácií z jedného miesta do druhého.Nesmiete však ešte postupne vyradiť fax ako nevyhnutný kancelársky nástroj. Samozrejme, tam je príležitostný zaseknutý stroj, zaneprázdnený signál a chýbajúca stránka, faxové stroje však stojí za to využiť a majú výhody: môžu sa posielať väčšie dokumenty, niektorí ich považujú za profesionálnejšiu formu obchodnej komunikácie a podpisy na faxoch sú legitímne,
Napíšte meno príjemcu a odosielateľa faxu do sekcií Do a Z úvodného listu faxu.
Napíšte telefónne a faxové čísla do príslušného faxového a telefónneho čísla. polí. Toto je užitočné v prípade, že príjemca musí zavolať alebo faxovať späť.
Vložte celkový počet strán zahrnutých do faxu, vrátane krycieho listu v súčte č. stránok alebo č. časti krycieho listu. Toto informuje príjemcu o tom, koľko stránok by malo čakať na fax.
Napíšte jedno až tri slová popisujúce účel faxu v sekcii RE na úvodnom liste. V prípade potreby uveďte referenčné číslo.
Vyplňte príslušné políčko alebo krúžok príslušným popisom slova, ktorý označuje naliehavosť faxu alebo želanie vašej odpovede od príjemcu.
Väčšina faxov obsahuje deskriptory odpovedí, ako napríklad: na posúdenie (nie je potrebná žiadna činnosť), komentár (vyžaduje sa odpoveď), naliehavé (okamžite zvládnuť), dôverné (len pre niektoré oči) alebo odpoveď (vyžaduje sa odpoveď).
Napíšte akékoľvek ďalšie poznámky alebo pokyny, ktoré chcete, aby si príjemca prečítal alebo si bol vedomý, v časti s prázdnym dnom (poznámky) na úvodnom liste faxu.
Vložte dátum odosielania faxu do hornej časti listu po kontrole faxu a zaistite, aby všetky príslušné časti krycieho listu boli dokončené.
Tipy
-
Čierno a čitateľne vytlačte, aby ste sa uistili, že kryt je čitateľný.
Použite modrý alebo čierny atrament v prípade naskenovania alebo kopírovania krycího listu.
Výstraha
Vyhnite sa odosielaniu dôverných informácií prostredníctvom faxu. Nie je možné vedieť, kto je na druhom konci.
