Keď sa vaša firma rozširuje a stáva sa úspešnejšou, môže sa jej systém podávania papiera stať únavným a nepraktickým. To je dôvod, prečo sa mnohí vlastníci spoločnosti rozhodnú použiť databázu. Aj keď databázy pomáhajú organizáciám fungovať hladko, nie sú bez chýb. Navrhovanie databázy môže byť nákladné a časovo náročné. Technické problémy môžu spôsobiť rozsiahle škody. Spoločnosť musí tiež tráviť čas školením zamestnancov, aby používali novú databázu.
Časovo náročný dizajn
Prevod z papierových súborov do elektronického databázového systému môže byť zložitý, náročný a časovo náročný. Pri prepnutí na databázu je potrebné dodržiavať niekoľko krokov. Vedúci projektu musí určiť účel databázy a zhromaždiť všetky informácie, ktoré je potrebné zorganizovať. Návrhár databázy musí vytvoriť potrebné tabuľky, ktoré rozdelia informácie, určia primárne kľúče, nastavia vzťahy tabuľky, spresnia návrh a použijú normalizačné pravidlá, ktoré bránia udržiavaniu nadbytočných informácií na viacerých miestach. V závislosti od úrovne zručnosti môže návrh databázy trvať niekoľko dní až niekoľko týždňov.
Technické problémy
Občas sa databáza môže stretnúť s chybami, ktoré poškodzujú prakticky všetky informácie v nej. Na rozdiel od papierových súborov, ak sa v databáze vyskytne chyba, môže mať domino efekt. Malé nesprávne výpočty môžu viesť k potrebe dôkladnej revízie systému. Pravidelné zálohy sú rozhodujúce pre obmedzenie možnosti poškodenia.
nákladný
Konverzia na databázu môže byť veľmi drahá. Vlastník firmy bude znášať niekoľko nákladov. Čím zložitejšie je návrh databázy, tým viac to bude stáť. Spoločnosť musí zakúpiť softvérový balík, ktorý ponúka maximálnu flexibilitu pre vlastnú databázu a umožňuje jej rast. V mnohých prípadoch bude musieť vlastník firmy zamestnať profesionála, aby sa zabezpečilo správne vykonanie práce. Musí dostatočne investovať do plánovania štruktúry databázy, aby zabezpečila čo najlepšiu výkonnosť.
Požadovaná odborná príprava
Prevod do databázy znamená, že vlastník firmy musí školení zamestnancov používať nový softvér. Zamestnanci musia mať čas na to, aby boli vyškolení. Majiteľ firmy môže tiež požičať inštruktorov, aby viedli tréningové kurzy. Niektorí zamestnanci môžu byť odolní voči novej technológii. Školenia môžu trvať niekoľko hodín až niekoľko dní a úplné prijatie technológie môže trvať oveľa dlhšie. V závislosti od toho, ako dlho trvá zamestnanci, aby sa naučili navigovať v systéme, môže tréning a adopcia spomaliť produktivitu.
