Nástup počítačov priniesol revolúciu v mnohých odvetviach, pričom kancelárska práca nie je výnimkou. Počítače pomohli zlepšiť efektivitu a presnosť kancelárskych pracovníkov poskytovaním rôznych softvérových a komunikačných funkcií, ktoré pomáhajú vykonávať pracovné úlohy. Počítače sú teraz súčasťou takmer každej kancelárie, väčšina pracovísk teraz nemôže fungovať bez použitia počítačov.
komunikácia
Vnútorná a externá komunikácia je oveľa jednoduchšia pri používaní e-mailov a interných systémov na zasielanie správ na počítačoch. Pracovníci úradu dokážu rýchlo a efektívne poskytovať informácie v kancelárii, pretože väčšina kancelárskych zariadení má na jednotlivých počítačoch varovný systém pri prijatí správy alebo e-mailu. Internet taktiež výrazne rozširuje možnosti komunikácie s programom Skype a ďalšími takými komunikačnými a komunikačnými programami, ktoré umožňujú národné alebo nadnárodné videokonferencie a hovory s ľahkosťou a nižším nákladom.
Úložisko dát
Kapacita ukladania a vyhľadávania údajov počítačov sa zvyšuje a rozširuje len vtedy, keď sa technológia zlepšuje. Súbory sa dajú ľahko vyhľadávať pomocou vyhľadávacích funkcií a pevné disky môžu mať neobvyklé objemy súborov a dát. V prípade kancelárií s rozsiahlymi databázami, ako sú vlády, charitatívne organizácie alebo iné asociácie založené na členoch, táto funkcia ukladania a vyhľadávania údajov poskytuje bezkonkurenčné výhody oproti tradičnému ukladaniu súborov papiera, ako je jednoduchosť a rýchlosť získavania informácií, jednoduchá zmena údajov a jednoduchosť sledovania zmien v záznamoch zákazníkov, členov alebo občanov.
Networking
Podľa webovej stránky Spam Laws je zdieľanie súborov jednou z kľúčových výhod sieťových počítačov v kancelárskych prostrediach. Vytváranie sietí v kanceláriách alebo vytvorenie kancelárskeho intranetu znamená, že spoločná databáza súborov je dostupná pre všetkých používateľov. Platí to aj pre softvér a správu počítačov, čo výrazne znižuje náklady na kancelárie, pretože si môžu zakúpiť jeden sieťový softvérový produkt namiesto toho, aby si musel zakúpiť viac kópií pre jednotlivé počítače. Siete poskytujú aj komunálny prístup k tlačiarňam, faxom a kopírkám.
produktivita
Počítače v kancelárskom prostredí výrazne zvyšujú produktivitu. Podľa webovej stránky Referencie pre firmy počítače v kancelárii zvyšujú produktivitu nielen v oblastiach, ako je spracovanie textu, správa dát a prístup k informáciám, ale tiež pri tvorbe informácií, pri porovnávaní a nakoniec pri ukladaní. Množstvo času, ktoré väčšina pracovníkov kancelárií strávia na počítači, však spôsobilo niekoľko opakujúcich sa problémov týkajúcich sa napätia na oči, zápästia a ruky.
