Rovnako ako toľko oblastí moderného života, počítače zmenili spôsob vykonávania účtovníctva tak pre osobné financie, ako aj pre malé a veľké podniky. Namiesto vytvárania nekonečných riadkov ručného zadávania a robenia výpočtov ručne, počítače vykonali veľa účtovných procesov automaticky po zadaní základných údajov. Počítačové účtovníctvo však nie je bezpredmetné a výhody a nevýhody by sa mali zohľadniť pred využívaním počítačového účtovníctva.
Zvýšená produktivita
Počítače sú preslávené efektívnosťou a účtovníctvo nie je výnimkou z tohto pravidla. Použitie počítačového účtovníctva eliminuje duplicitné záznamy, ručné účtovníctvo a poznámky a ručné výpočty, čím šetrí čas zamestnancov a umožňuje tým istému personálu zvládnuť väčší počet transakcií a správ.
Generovanie automatizovaných prehľadov
Namiesto toho, aby museli vytvárať štandardné finančné výkazy ručne vždy, keď sú potrebné, počítačové účtovníctvo umožňuje takmer okamžité vytváranie štandardných výkazov, ako sú zostatky na účtoch, skúšobné zostatky, hlavné účtovné knihy, výkazy ziskov a strát a ďalšie typické požiadavky na vykazovanie.
Vylepšená presnosť
Pretože toľko výpočtov je potrebné na presné účtovníctvo, počítače sú ideálnym riešením ľudskej chyby. Napriek tomu, že pri zadávaní údajov sa stále môžu vyskytnúť chyby, výpočty počítača zvýšia presnosť a spoľahlivosť prehľadov spoločnosti.
Flexibilita a včasnosť
Počítačové účtovníctvo vyniká pri manipulácii s údajmi a poskytuje flexibilitu vo vykazovaní a analýze údajov, ktoré ručné účtovníctvo nemôže zodpovedať. A čo viac, ak sú údaje zadané včas, môžu byť okamžite generované aktualizované prehľady, ktoré obsahujú najnovšie informácie spoločnosti.
Jednoduchá ochrana údajov
V prípade, že sú údaje poškodené alebo sú poškodené alebo stratené, počítačové účtovníctvo poskytuje okamžité obnovenie zo zálohy a zabezpečuje, aby sa dôležité informácie nestratili. Digitálne zálohy sa môžu udržiavať na mieste alebo mimo pracoviska na účely dodatočnej ochrany dôležitých informácií.
Spokojnosť zamestnancov
Odstránením veľkej časti bežnej práce v ručnom účtovníctve umožňuje počítačové účtovníctvo zamerať sa na širšie úlohy a minimalizuje čas strávený vykonávaním nudných, opakujúcich sa úloh, ako sú manuálne výpočty. V dôsledku toho môžu zamestnanci očakávať väčšiu pracovnú spokojnosť.
Počiatočné náklady
Napriek mnohým výhodám je jednou nevýhodou počítačového účtovníctva počiatočné náklady na vytvorenie systému. Zatiaľ čo cena počítačov dramaticky klesala rok čo rok, účtovný softvér zostáva drahý a môže stáť tisíce dolárov.
Školenie pracovníkov
Počítačové účtovné systémy tiež vyžadujú špecifický softvérový výcvik pre zamestnancov, spôsobujú ďalšie výdavky na školenie pre podnikanie a predlžujú čas potrebný na nasadenie systému pred jeho použitím.
Spoľahlivosť
Počítačové účtovné systémy sú vo svojej podstate citlivé na problémy, ako sú počítačové vírusy, poruchy napájania a poruchy hardvéru, ktoré môžu mať vplyv na spoľahlivosť a dostupnosť systému. Oprava problémov s počítačom spôsobí stratu času a produktivitu.
Problémy s nasadením
Podstatné ťažkosti pre podnik môžu vyplývať z akéhokoľvek zlyhania správneho nastavenia účtovného softvéru alebo pri výbere nesprávneho softvérového balíka na uspokojenie potrieb podniku.Môže to mať za následok neprimerané alebo nepresné hlásenie, ktoré si vyžadujú stratu času na opravu problému alebo nasadenie nového softvérového riešenia.
