Pri presných poznámkach počas konferenčného hovoru môžete zaistiť, že máte jasný záznam toho, o čom sa diskutovalo. Je lepšie brať poznámky čo najpodrobnejšie pri počúvaní, ako sa snažiť rozhodnúť o tom, čo je dôležité pri počúvaní. Vždy sa môžete vrátiť a neskôr vytiahnuť dôležité momenty, ale zdá sa, že zdanlivo bezvýznamné detaily uvedené skôr by mohli mať neskôr v konverzácii väčší význam.
Nahrajte hovor
Mnohé služby konferenčného hovoru vám umožňujú zaznamenať hovory. Ak nahrávate, musíte všetkým účastníkom upozorniť, že hovor je zaznamenaný na začiatku hovoru. Zaznamenanie hovoru vám umožňuje vrátiť sa a prezrieť si ho tak často, ako to potrebujete, čím sa uistite, že si nenechajte ujsť dôležité detaily. Metódy, pomocou ktorých môžete zaznamenávať hovor, sa líšia podľa poskytovateľa. Požiadajte o pokyny na zaznamenávanie konferenčných hovorov od poskytovateľa.
Účastníci volania
Upozorňujeme, kto je v konferenčnom hovore, keď začne hovor. Venujte pozornosť tomu, kto hovorí, čo počas hovoru a priradiť dôležité vyhlásenia osobe, ktorá ich urobila vo vašich poznámkach. Sledujte všetky úlohy alebo projekty, ktoré jednotlivci preberajú počas hovoru a spoznajú, kto má zadanie. Ak je to diskutované, berte aj poznámky o tom, čo prináša každá úloha.
Témy konverzácie
Sledujte jednotlivé témy konverzácie, ako aj podtémy v rámci jednotlivých tém. Ak existuje agenda telefonovania, uvedomte si, ktoré témy boli zahrnuté a čo bolo prerokované. Agenda môže slúžiť ako hrubý náčrtok vašich poznámok. Zaznamenajte si všetky aktualizácie, správy, riešenia a nápady, ktoré ste uviedli počas hovoru. Prirodzená konverzácia môže pomaly skákať, ale snaženie sa formátovať poznámky v poradí podľa témy bude užitočné pre tých, ktorí ich preskúmajú.
Formátovanie záverečných poznámok
Vaše pôvodné poznámky pravdepodobne po dokončení hovoru vyzerajú zmiešané. Usporiadajte poznámky do sekcií súvisiacich s rôznymi témami zahrnutými vo výzve. Identifikujte, kto hovoril pri preformátovaní vašich poznámok. Môžete tiež zahrnúť stručné zhrnutie, ktoré zvýrazní, čo bolo dosiahnuté alebo rozhodnuté počas výzvy, alebo hlavné body diskusie. Zahrňte tento súhrn na začiatku dokumentu. Môžete tiež vytvoriť ďalšiu časť, v ktorej sa uvádzajú, aké úlohy boli pridelené počas hovoru a kto je za ne zodpovedný. To umožňuje vyšším úradníkom rýchlo zistiť, čo sa stalo počas hovoru, bez toho, aby ste si museli prečítať podrobné poznámky.
