Ako naplánovať konferenčný hovor. Vo firemnom svete sú stretnutia dôležitou súčasťou komunikácie. Jeden spôsob, ako uskutočniť stretnutia, v ktorých môžu byť účastníci v rôznych kanceláriách, alebo dokonca v rôznych častiach sveta, je plánovanie konferenčného hovoru. Hoci konferenčné hovory môžu byť pohodlným spôsobom komunikácie, existuje niekoľko krokov, ktoré by ste mali podniknúť na úspešné plánovanie. Ak chcete naplánovať konferenčný hovor, postupujte podľa týchto tipov.
Rozhodnite sa o dátume a čase konferenčného hovoru. Pri plánovaní času nezabudnite zohľadniť všetkých účastníkov, ktorí majú bydlisko v rôznych časových pásmach.Nechcete plánovať konferenčný hovor na čas pred alebo po tom, ako vaši kolegovia zvyčajne budú v kancelárii.
Zorganizujte si číslo konferenčného hovoru z konferenčného centra vašej spoločnosti alebo kontaktujte poskytovateľa online, ktorý uľahčí konferenčné hovory. To často zahŕňa nastavenie a účtovanie a platenie malého poplatku, ale je to pohodlná možnosť, ak vaša spoločnosť neponúka konferenčné služby.
Pripravte si žiadosť o schôdzku s podrobným uvedením dátumu, času a navrhovanej témy. Toto by malo byť odoslané e-mailom účastníkom konferenčného hovoru niekoľko týždňov predtým, aby im poskytol dostatok času na usporiadanie konferenčného hovoru. Nezabudnite uviesť špecifické pokyny na vytáčanie a všetky čísla PIN, ktoré účastníci budú musieť pristupovať k hovoru.
Vytvorte program konferenčného hovoru. Váš program by mal zahŕňať to, čo by ste chceli dosiahnuť konferenčný hovor, aké výstupy budú potrebné po výzve a ktoré účastníci budú zodpovední za ďalšie kroky.
Pošlite program a všetky doplňujúce informácie, ktoré účastníci budú musieť skontrolovať niekoľko dní pred uskutočnením hovoru. Môžete zahrnúť tabuľky alebo prehľady, ktoré poskytujú pozadie pre tému, ktorú chcete napísať.
Postupujte osobne s účastníkmi, ktorým ste nedostali potvrdenie odo dňa pred konferenčným hovorom. V tomto prípade je najlepšie telefonovať, pretože účastník nemusí dostať váš e-mail so žiadosťou o stretnutie.
