Daňové výhody a záväzky vyplývajúce zo začlenenia vašej spoločnosti sú vyvážené vyššou zákonnou požiadavkou. Musíte prevádzkovať svoju firmu podľa štátnych a federálnych požiadaviek na správanie spoločnosti. Jednou z požiadaviek je, aby ste usporiadali výročné stretnutie pre akcionárov, aj keď ste jediným vlastníkom. Taktiež musíte zaznamenať, čo sa stalo na stretnutí.
Udržujte to jednoduché
Uchovávanie zápisníc zo stretnutia je zákonnou požiadavkou, ale je to tiež užitočné. Zápisnica dokazuje, že ste splnili požiadavky na právne stretnutie a poskytli ste záznamy o rozhodnutiach, hlasovaniach a krokoch. Nemusíte zahrnúť každý posledný detail: čo je dôsledkom hlasovania, nie každý bod diskusie. Musíte dostať všetky fakty správne. Akonáhle sú zápisy napísané, každý, kto bol prítomný, by mal byť vyzvaný, aby podpísal svoju presnosť. To chráni spoločnosť, ak niekto napadne rozhodnutie neskôr. Udržujte jazyk jednoduchý a formálny, takže nie je pochýb o tom, ako interpretovať zápisnicu.
oznámenia
Spoločnosť S, dokonca aj spoločnosť s jednou osobou, musí mať právne predpisy. Predpisy stanovujú dátum výročného valného zhromaždenia, ale musíte o tom vopred informovať akcionárov. Oznámenie zahŕňa dátum, čas a miesto a zoznam akýchkoľvek akcií, ktoré chcete podniknúť, a všetkých kandidátov na miesta na palube. Po odoslaní minút zahrňte kópiu oznámenia o upozornení. Ak niekto bol oboznámený neskoro, požiadajte ho, aby podpísala upustenie od oznámenia. Pripojte ho aj na minúty.
Zúčastnenie sa
Vaša zápisnica by mala obsahovať zoznam všetkých účastníkov stretnutia - všetkých akcionárov a každého riaditeľa. Ak sa vo vašom právnom poriadku stanovilo kvórum - minimálny počet účastníkov - zoznam ukazuje, že ste splnili kvórum, takže získané hlasy sú právne záväzné. Ak predpisy nestanovia kvórum, zavedú sa pravidlá štátu. Pravidlá môžu byť len to, že máte väčšinu hlasujúcich akcionárov alebo stanovenú časť - napríklad tretinu v Delaware - alebo vaša nemusí stanoviť minimum. Ak ste jediným vlastníkom, 100 percent akcionárov je vždy prítomných.
Opatrenia prijaté
Typické výročné stretnutie zahŕňa správu o firemných financiách a hlasovanie pre správnu radu. Zápisnica by mala obsahovať zoznam kandidátov a hlasy, ktoré každý kandidát dostal. Ak spoločnosť S žiada o rozhodnutia akcionárov o iných otázkach, zápisnica by mala uviesť problém a zhodnotiť hlasy. Všetky ročné minúty by sa mali uložiť do súboru alebo do "minútovej knihy", aby ste mali k dispozícii odkazy, ak ktokoľvek vyvoláva otázky o tom, ako sa stretnutia uskutočnili.
