Nahlasovanie grantu, ktorý vaša organizácia získala, je dôležitým aspektom vzťahu medzi grantovou inštitúciou a príjemcom grantu. Grantové správy poskytujú informácie o činnostiach vykonaných v pôvodnom návrhu grantu, nových zisteniach, úskaliach, úspechoch a financiách. Byť úprimný, jasný a blížiaci sa v grantovej správe pomáha grantovej inštitúcii merať jej vplyv a poučiť sa zo skúseností vašej organizácie. Je dôležité podávať správy o konkrétnych výstupoch a činnostiach navrhovaných v pôvodnom návrhu grantu. Grantové správy spravidla obsahujú sprievodný list, krycí list, narativu a finančnú časť.
Zhromažďovať informácie a delegovať úlohy
Keď začnete písať správu o grante, chcete byť jasne informovaní o špecifikách, ktoré ste navrhli v návrhu na dotáciu, a byť veľmi dobre oboznámení s projektom financovaným z tohto grantu. Pozrite si návrh grantu a list na udelenie grantu.
Dobre pred termínom správy, získajte pomoc od vedúcich oddelení, ktoré potrebujete na dokončenie grantu. Napríklad, konzultujte financie a účtovníctvo účtovnej závierky, zamestnancov programu pre terénne správy, výkonný riaditeľ pre podpis a komunikáciu pre obrázky.
Zhromažďujte rôzne materiály a nechajte ich na špičkách prstov, keď ich v správe dáte dohromady.
Napíšte úvodný list a sekciu výpovede
Prvá časť je krycím hárkom a požaduje základné kontaktné informácie a údaje, ktoré spájajú vašu grantovú správu s pôvodným návrhom na grant. Táto časť obsahuje právny názov vašej organizácie, rozsah dátumov projektu opísaný v grante, meno výkonného riaditeľa alebo prezidenta vašej organizácie, meno kontaktnej osoby, ktorá je najviac oboznámená s financovaným projektom a grantovou správou. Uveďte aj vašu kompletnú poštovú adresu, telefónne a faxové číslo, e-mailovú adresu, názov projektu, výšku grantu, identifikačné číslo grantu a účel grantu. Uistite sa, že všetky tieto informácie zodpovedajú tomu, čo je v pôvodnej žiadosti o udelenie grantu a udeľovacieho listu. V zápätí prehľadu uveďte číslo ID grantu a číslo stránky prehľadu.
V príbehu vysvetlite, ako financovanie projektu prinieslo rozdiel vo vašej komunite alebo v živote ľudí, ktorým ste pomohli. Môžete poskytnúť kvantitatívne údaje a štatistiky, ako sú stupne absolvovania, úrovne príjmu alebo triedy. Môžete tiež poskytnúť kvalitatívne údaje, ako sú prieskumy, rozhovory alebo príbehy jednotlivcov alebo rodín, ktoré využívali vaše služby.
Povedzte grantovému pracovníkovi, ak ste v dôsledku grantu objavili niečo nové. Podrobne vysvetlite, či sa vyskytlo niečo neočakávané, dobré alebo zlé.
Povedzte grantovému pracovníkovi, ak ste pracovali v spolupráci s inými organizáciami a ako to ovplyvnilo projekt. To je dôležité, pretože grantovatelia oceňujú spoluprácu medzi organizáciami.
Zdieľajte všetky skúsenosti získané z projektu. Opíšte podrobne všetky problémy, ktoré vznikli počas vášho projektu a ako ste ich prekonali. Ak to urobíte dobre, získate veľkú úctu od poskytovateľa grantov. Oceňujú, keď neziskové organizácie hovoria, že je to na rozdiel od toho, čo sa týka situácie.
Nechajte grantovateľa vedieť, aké budúce plány sú pre projekt. Zahrňte zdroje financovania, ak bude projekt pokračovať. Vysvetlite, ako by ste mohli zmeniť projekt vzhľadom na nové poučenia.
Ďakujte grantovi za jeho veľkorysosť pri investovaní do vášho projektu. Vyjadrite svoju vďačnosť. Pridajte akékoľvek ďalšie relevantné pripomienky.
Zahrňte financie
Grant môže požiadať o osobitné účtovné závierky, ako sú príjmy, peňažné toky a súvaha. Odošlite požadované vyhlásenia za projektový rok. Vysvetlite akékoľvek extrémne zmeny vo vašom finančnom zdraví od momentu, kedy ste získali grant v čase, kedy nahlasujete. Je lepšie, aby ste to poukázali a mali dobré vysvetlenie, ako to, aby si grantnik sám objavil. Buďte vopred.
Poskytnite podrobné podávanie správ o finančných prostriedkoch z grantu vynaloženého na konkrétne projekty. Podrobnosti, ktoré ste uviedli v tejto časti, by mali priamo zodpovedať vášmu rozpočtu v návrhu na udelenie grantu.
Ak ste mali neočakávané náklady, zahrňte ich do prehľadu a identifikujte ich ako také. Tiež vysvetlite tieto náklady v narativnej časti správy o grante.
Balenie správy
Zahrňte krátky sprievodný list, ktorý podrobne opisuje obsah správy, ktorý by mal obsahovať vaše ID číslo. List by mal byť od výkonného riaditeľa vašej organizácie alebo prezidenta na jeho ekvivalent v grantovej inštitúcii. List by mal poďakovať darcovi za grant. Nemôžete nikdy skutočne poďakovať.
Upravte grantový príbeh s pomocou jedného ďalšieho kolegu. Získajte konečné prihlásenie z financií na finančné prostriedky. Uistite sa, že písmo a tón zostavy sú konzistentné počas úpravy.
Pripojte prieskumy, grafy, mapy, štatistiky alebo informácie zhromaždené na meranie vášho projektu. Zhrnuli ste najdôležitejšie aspekty v narativnej časti, ale mali by byť k dispozícii na zmienku. Predložte všetky údaje čo najskôr.
Pomaly používajte propagačné prílohy. Grantmakers sú veľmi zaneprázdnení a jednoducho nemajú čas na wade cez každý z vašich udalostí letáky, obrázky a tlačové správy. Vyberte si najlepšie dva alebo tri obrázky, publikované alebo vysielané mediálne dielo a možno aj novinku od vašej organizácie. Ak sa rozhodnete pridať ďalší materiál, uistite sa, že pomáha váš prípad a priamo súvisí s projektom.
Získajte podpis od splnomocneného zástupcu vašej organizácie - pravdepodobne tú istú osobu, ktorá podpísala žiadosť o grant.
Odoslať včas
Odošlite grantovú správu v médiu a v režime určenom v súťažnom liste. Grantová inštitúcia môže požadovať e-mail, mať on-line portál alebo uprednostniť tri kópie zaslané poštou USPS. Vždy je najbezpečnejšia dvojitá kontrola.
Potvrďte potvrdenie. Ak nedostanete automatické potvrdenie, môžete kontaktovať príslušného personálu v grantovej inštitúcii, aby ste potvrdili prijatie vašej grantovej správy.
Uložte kópiu pre svoje záznamy. Len v prípade, že sa niečo stane s doručením grantovej správy, musíte byť pripravení poskytnúť ďalšiu kópiu grantovému pracovníkovi.
