Všetci sme pracovali v chaotických kanceláriách - papiere a iné materiály sa nahromadili v hromadách, zamestnanci sú frustrovaní a neistý o svojich povinnostiach a manažment nie je spokojný s tým, čo robia zamestnanci. Ako môžete urobiť kanceláriu hladko? Jasné postupy, ktoré môžu zamestnanci dodržiavať, pomôžu všetkým ostatným, aby sa dostali na miesto - čoskoro budete mať čistejšiu kanceláriu, šťastnejší a produktívnejší personál a lepšie manažérov.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
počítačový
-
papier
-
zápisník
Vytvorte protokol
Vyskúšajte oblasti organizácie, ktoré sú nejasné tým, že napíšete prieskum a personál prieskumu. Opýtajte sa personálu, o čom nie sú jasné, či je to ich úloha a zodpovednosť, na koho sa hlásia alebo ako postupovať správne.
Vytvorte príručku pre zamestnancov založenú na tom, čo zamestnanci potrebujú objasniť. Zahrňte aj štandardné firemné pravidlá vrátane informácií o kancelárskych prostrediach. Zamestnanci potrebujú vedieť, že je potrebné včas archivovať doklady, narovnať svoje pracovné stoly pred odchodom z práce a urobiť ich úlohu pri vytváraní čistého pracovného priestoru.
Vytvorte štandardné prevádzkové postupy alebo SOP. SOP sú písomné pokyny, ktoré určujú, kto, čo, kde, prečo a ako pre každú úlohu. Vytvorte SOP pre každú úlohu, ktorú chcete zamestnanci sledovať. Zahrňte súhrnný odsek o procese, postupné pokyny na to, ako to urobiť, a zoznam zdrojov, ak potrebujú viac informácií. Zahrňte dátum v budúcnosti, od 6 do 12 mesiacov, keď bude tento SOP revidovaný a aktualizovaný. Zahrňte aj meno a kontaktné údaje pre osobu v organizácii, ktorá je zodpovedná za tento postup. Zamestnanci tak vedia, na koho kontaktovať, aby vám poskytli viac informácií. Umiestnite všetky SOP do prenosného počítača a sprístupnite ich všetkým zamestnancom, aby si vyhrali postup, ak potrebujú niečo overiť. Napíšte nové SOP pre nové postupy, ktoré vzniknú, a pridajte ich do knihy.
Vlak personál a organizovať
Uveďte príručku zamestnancov všetkým súčasným zamestnancom ihneď po ich ukončení a novým zamestnancom pri ich prijímaní. Zamestnanci môžu zlepšiť spôsob práce kancelárie, ak vedia, čo sa od nich očakáva.
Trénujte zamestnancov na všetky SOP, ktoré sa na nich vzťahujú. Mala by personál, ktorý je zodpovedný za postup, školiť iný personál jeden na jedného alebo v skupine. Vzdelávajte zamestnancov pri všetkých postupoch po ich vypracovaní, takže zamestnanci sú jasní, čo sa od nich očakáva pri vykonávaní tohto postupu.
Držte celý deň čistenia zamestnancov, aby ste kanceláriu organizovali. Toto by sa nemalo robiť často. Po prečítaní príručky zamestnancov a školení o nových SOP by mali mať zamestnanci jasnú predstavu o tom, čo robiť.
Tipy
-
Veďte zamestnancov na ústup mimo kanceláriu pre ďalšie školenia.
