Produktívne stretnutie vyžaduje dôkladnú prípravu, ako aj vedenie, aby sa účastníci sústredili na záležitosti vyžadujúce pozornosť a zapojili sa do diskusie. Príliš veľa stretnutí nemá jasne definovaný účel. Výsledkom môže byť medzi prítomnými pocit, že strácajú čas, ktorý by sa mohol lepšie využiť inými spôsobmi.
Dajte svoje nápady písomne. Zamyslite sa nad cieľom stretnutia. Brainstorm tém, ako je to, čo je potrebné komunikovať a aké nástroje budete potrebovať. Premýšľajte o tom, o čom budú hovoriť ďalší účastníci.
Vytvorte program, ktorý dáte účastníkom. Ak skutočne vytvoríte program na zdieľanie s každým, budú vedieť, čo od stretnutia očakávať. Hlavný cieľ uveďte v hornej časti agendy tučným písmom.
Predstavte program na začiatku schôdze.Stručne prejdite, zdôrazňujúc hlavné témy. Naplánujte stretnutie takým spôsobom, aby sa zabezpečil dostatok času na diskusiu o všetkých otázkach.
