Či už stretnutie s klientmi s cieľom predložiť návrh alebo uskutočniť pracovný obed s personálom, odoslanie pozvánky e-mailom môže byť rýchlym a efektívnym spôsobom koordinácie podujatia.
Zvážte svoje publikum. Tón vášho e-mailu sa bude musieť prispôsobiť každému, ktorého pozývate na obed. Príležitostný tón funguje dobre, ak je vaše obedové stretnutie s personálom a budete tráviť čas diskutovaním o stratégiách a brainstormingu. Ak je účel stretnutia vážnejší, musíte to vo svojej korešpondencii objasniť pozvaným zamestnancom. Ak je obedné stretnutie s klientmi, možno budete potrebovať formálnejší tón, v závislosti od vášho pracovného vzťahu s nimi.
Nájdite reštauráciu, ktorá bude schopná ubytovať vašu skupinu. V závislosti od počtu pozvaných môžete nájsť zariadenie, ktoré má k dispozícii súkromnú izbu. Pri plánovaní obedového stretnutia s klientmi môže pomôcť nájsť jedáleň, ktorá je menej hektická, kde sa rozhovor nebude kvôli šumu namáhavý.
Rozhodnite, koho pozvať na obedné stretnutie a prekonzultujte kalendár kancelárie a zistite, či sú k dispozícii všetky strany v danom dátume. Pri pracovných obedových stretnutiach telefonujte rýchlo a opýtajte sa, či vybraní pozvaní budú k dispozícii v daný deň a potom ich požiadajte, aby ich počas otvorenia plánov nechali otvorenú.
Zavolajte na výber reštaurácie a zariaďte predbežnú rezerváciu. Dajte im vedieť, že možno budete musieť upraviť počet účastníkov bližšie k tomuto dátumu. Ak zistíte, že budete mať viac návštevníkov, ako ste pôvodne plánovali, nezabudnite informovať reštauráciu čo najskôr, aby zamestnanci mohli vyhovieť vašim potrebám.
Zostavte svoj e-mail, vrátane e-mailových adries každej osoby, ktorú chcete pozvať. Ak chcete uviesť dôvod e-mailu, použite riadok predmetu. Zahrňte slová ako "Dôležité" alebo "Označte svoje kalendáre" a uveďte dátum a dôvod. Váš predmet napríklad môže čítať: "Dôležité: Pracovný obed na 2/18/09-RSVP potrebný." Na obed s klientom, samozrejme, budete musieť zdokonaliť predmet a vrátiť ho na žiadosť, skôr ako dopyt.
Použite telo e-mailu, aby ste vysvetlili potrebu stretnutia na obed a čo by ste radi chceli účastníci na stretnutí. V závislosti od toho, aké ťažké je oslabiť ľudí, môžete požiadať o ich RSVP, aby ste mohli finalizovať počet rezervácií v reštaurácii.Ak nastavujete klientský obed, možno budete chcieť požiadať o obedné stretnutie a uviesť, s ktorými položkami chcete s nimi diskutovať
Tipy
-
Prístup by ste mali vychádzať z pracovnej atmosféry vašej spoločnosti, od príležitostného až po formálne. Odošlite kópiu administratívnemu personálu, aby sa aktualizoval kalendár kancelárie.
