Dokonca aj vtedy, keď tím hladko vykonáva projektové aktivity, je potrebné, aby projektový manažér monitoroval pokrok projektu z hľadiska času, nákladov, zdrojov a výkonu. Dosiahnete tento cieľ porovnaním stavu projektu so schváleným pracovným plánom a rozpočtom. Tiež porovnáte skutočné parametre plánovania projektu s plánovanými parametrami projektu. Ďalej porovnávate projektové záväzky, ako sú financie a iné zdroje, s projektmi uvedenými v pláne projektu. Potom skontrolujete skutočný pokrok projektu v priebehu času v porovnaní s tým, čo sa očakáva a zdokumentuje v pláne projektu.
Monitorujte rozpočet projektu
Rozpočet projektu možno uviesť ako zdroje, ako sú doláre, týždne zdrojov, vynaložené hodiny alebo iné opatrenie. Porovnávate svoje skutočné využitie projektových zdrojov s predpokladanými v pláne projektu. Sledovanie rozpočtu je nevyhnutné, pretože pred začiatkom projektu manažér projektu a zainteresované strany súhlasia s odovzdaním konkrétnych zdrojov projektu. V dôsledku toho, ak náklady na projekt začnú prekračovať rozpočet, môže to znamenať, že bez úpravy rozsahu alebo zdrojov projektu sa nedosiahnu všetky požiadavky projektu.
Sledujte rozsah projektu
Rozsah projektu pozostáva z požiadaviek na projekt, ktoré sú tiež známe ako ciele. Monitorovanie rozsahu projektu je rozhodujúce, pretože ovplyvňuje všetky ostatné aspekty projektu vrátane nákladov projektu, harmonogramu a zdrojov. Napríklad, ak máte príliš veľa zdrojov priradených k projektu, vaše náklady budú príliš vysoké. Monitorovaním rozsahu projektu sa zastaví rozsah creep, čo je doplnenie nových požiadaviek po schválení plánu projektu. Rozsah dopadu znamená, že rozpočet, čas a zdroje pridelené na projekt budú neadekvátne.
Sledujte plán projektu
Projektový manažér porovnáva pracovný stav projektu uvedený v plánovaní projektu s plánovaným harmonogramom s cieľom zabezpečiť, aby projekt prebiehal podľa očakávania. Projektový plán môže byť zastúpený ako štruktúra rozpadu práce, ktorá identifikuje činnosti vykonávané podľa denných správ, rozpoznávania medzníkov a materiálov a ďalších spätných väzieb a zdrojov potrebných pre každú projektovú fázu životného cyklu projektu. Pomocou harmonogramu je tiež možné určiť, ktoré míľniky boli splnené a ktoré činnosti môžu vyžadovať dodatočné zdroje, ak majú byť dokončené včas a podľa rozpočtu.
Sledujte zdroje projektu
Zdroje projektu zahŕňajú ľudí, pracovné zariadenia, vybavenie, softvér a ďalšie nástroje projektu. Záväzok zdrojov na projekt sa nielen odráža v dolároch a centoch, ale aj v príležitostných nákladoch, pokiaľ ide o zníženú dostupnosť zdrojov pre iný projekt. Dôležité je sledovať pokrok projektu čiastočne vďaka dostupnosti konkrétnych zdrojov v prípade potreby, pretože nedostatok dostupných zdrojov ovplyvní plán projektu, jeho rozsah a kvalitu konečného produktu projektu.
