Sledovanie inventára určite nie je jedným z najobľúbenejších častí bežiaceho produktu. Vyžaduje si ťažkú manuálnu prácu (zdvíhanie, pohyb, počítanie), papierovanie a veľa času stráveného za počítačom. Dobrou správou je, že akonáhle nakoniec vytvoríte systém sledovania inventára, vaše podnikanie bude oveľa efektívnejšie. Budete schopní sledovať trendy v oblasti predaja a návratov, budete vedieť, kedy je ideálny čas na objednávanie alebo výrobu ďalších produktov a budete môcť rýchlejšie zostaviť svoje účtovné závierky a zhrnutia.
Vypočítajte svoje produkty, aby ste určili počiatočný inventár. Akonáhle máte svoje konečné čísla, najprv kategorizujte svoj inventár podľa názvu produktu a potom ďalších špecifických atribútov produktov, ako sú farba, veľkosť, dátum alebo štýl. Ak napríklad zadáte vyšívané tričká ako inventár, budete ich chcieť kategorizovať podľa správy na tričku, potom podľa farieb a podľa veľkosti. To vám uľahčuje sledovanie a vyhľadanie inventára, ktorý potrebujete.
Vytvorte tabuľku v programe Microsoft Excel na sledovanie inventára, ak máte menej ako 10 typov produktov v inventári. Vytvorte nový pracovný hárok pre každý produkt a začnite tým, že uvediete počiatočný počet inventárov. Od tohto okamihu odčítajte každý predaj každého produktu, ktorý sa podľa vašich registrov zverejňuje týždenne. Pridajte nový inventár pri jeho príchode. Upravte celkový súpis, keď sa vracajú produkty. Nezabudnite uviesť dátum vedľa každého záznamu.
Ak máte k inventáru viac ako 10 typov produktov, zvážte namiesto toho vytvorenie databázy inventára v aplikácii Microsoft Access (pozri Zdroje pre odkaz na šablóny, ktoré môžete použiť). Šablóny inventára databázy Microsoft Access sú atraktívne, automatizované a ľahko použiteľné. Tiež vám umožňuje tlačiť pohodlné prehľady zásob, aby ste mohli sledovať predaj, zásoby a výnosy.
Ak ste obchodník s predajňami, ktorý predáva veľa rôznych položiek, zakúpte si softvér na správu profesionálneho inventára, ktorý sa integruje s čítačkou čiarových kódov a registrami vo vašom obchode. Bude to nákladné, ale stojí za to, pretože sa stáva drvivým a časovo náročným na ručné aktualizovanie databázy s množstvom položiek na sledovanie (pozrite si časť Zdroje pre návrh softvéru na sledovanie inventára). Ak ste veľkoobchodníkom, distribútorom alebo výrobcom, ktorý pracuje len s faktúrami (bez priameho predaja zákazníkom), môžete sledovať inventár aj pomocou faktúr.
Ak ste obchodník s predajňami, vykonajte aspoň raz ročne manuálnu kontrolu zásob, aby ste sa uistili, že inventár na papieri zodpovedá inventáru v obchode. Z dôvodu zmrštenia (krádeže) môžu byť čísla drasticky odlišné, ak sa nevykoná pravidelná kontrola zásob. Zmeňte čísla v systéme počítača tak, aby odrážali zmrašťovanie.
Tipy
-
Ak máte veľmi veľký obchod, môžete si najať spoločnosť tretej strany, aby prišla a vykonala vašu manuálnu kontrolu zásob. Oni zvyčajne robia svoju prácu potom, čo sa obchod uzavrie a do noci. Zatiaľ čo zmršťovanie je pre akúkoľvek firmu rozhodne problém, suma, ktorú stratíte, môže byť odpísaná, čo vám poskytne budúcu daňovú výhodu. To je ďalší dôvod, prečo je dôležité robiť pravidelnú kontrolu manuálneho inventára, keď prevádzkujete maloobchod.
