Úloha je jednotkou práce. Rozsah úlohy sa môže pohybovať od záležitosti vyžadujúcej minimálnu pracovnú silu k tej, ktorá si vyžaduje značnú pracovnú silu, ktorá zahŕňa niekoľko podskupín na jej dokončenie. Úlohy sa vo všeobecnosti vzťahujú na konkrétne, časovo obmedzené ciele a ciele. Úloha organizácie a sledovania je preto dôležitá na dosiahnutie cieľov a cieľov. Zaviazaním úloh na papier alebo počítačový program prevzávate kontrolu nad svojim dňom a nakoniec svojimi krátkodobými a dlhodobými cieľmi a cieľmi.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Zoznam úloh
-
kalendár
Prejdite do zoznamu úloh a zadajte číselnú hodnotu pre každú položku na základe jej nameranej priority. Toto objednáva vaše akcie spôsobom, ktorý vám dáva najlepšiu šancu urobiť najväčší vplyv v priebehu dňa. Uprednostnite úlohy tým, že rozhodujete o význame každej úlohy pre svoje ciele a ciele. Niektoré úlohy prichádzajú s prirodzeným zmyslom pre naliehavosť, zatiaľ čo iní vám môžu dať pauzu, aby ste zhodnotili, či majú skutočný význam.
Odhad času potrebného na vykonanie každej úlohy. Umiestnite časový rozsah, ktorý nastavuje minimálnu a maximálnu alokáciu času na vykonanie každej úlohy. Čas potrebný na dokončenie úlohy môže mať vplyv na jeho prioritu pre daný deň. Napríklad jednoduchá práca, ktorá trvá päť minút na dokončenie, môže mať prednosť pred úlohou s relatívne vyššou dôležitosťou, ktorá vyžaduje dokončenie troch až piatich hodín. Úlohy, ktoré vyžadujú dlhšie časové obdobia na dokončenie, budú samozrejme potrebné dlhšie časové obdobie kalandrovať.
Nastavte termíny pre každú úlohu. Termíny zameriavajú vašu pozornosť a podporujú vašu zhodu. Niektoré úlohy budú mať lehoty stanovené externými stranami, ako napríklad stanovenými klientmi alebo externými inštitúciami. Ďalšie úlohy vyžadujú stanovenie termínu. Toto bude formované takými faktormi, ako je čas potrebný na dokončenie úlohy a či je potrebná práca druhých na dokončenie úlohy. Pri delegovaní priradenia úloh pomáha aj pri doručovaní žiadostí s lehotami, ktoré sú o niečo skoršie ako vaše vlastné termíny úlohy.
Naplánovať úlohy. To zahŕňa rozhodovanie o tom, ako zorganizovať úlohy a aktivity vo vašom kalendári. Zvážte prirodzený vzťah medzi úlohami pri plánovaní. Získate čo najväčšiu efektívnosť spojením podobných úloh dohromady - napríklad dokončenie fakturácie pre rôzne projekty v jednom stanovenom čase. Tiež zvážte svoje osobné energetické špičky v priebehu dňa pri plánovaní úloh. Ak vaše duševné sily vrcholí v ranných hodinách, naplánujte si úlohy, ktoré vyžadujú optimálnu mentálnu pozornosť počas tejto doby. Ak sa vaša energia zníži o 15:00, môže to byť najlepší čas naplánovať jednoduché práce.
Buďte flexibilní. Môžete stanoviť priority, stanoviť termíny a naplánovať úlohy spôsobom, ktorý čo najefektívnejšie využije váš čas, len aby ste dostali hovor od niekoho, ktorého vlastný zoznam naliehavosti vyžaduje váš čas a pozornosť. Nenechajte to vykoľajiť vaše úsilie. Techniky riadenia času zahŕňajú faktoring vo flexi čase vo vašom dennom rozvrhu. Ak je životaschopná možnosť, stanovte určité časové obdobia ako "čas bez narušenia" pre úlohy vyžadujúce vysokú koncentráciu.
Sledujte a označujte svoj pokrok. Vytvorte vizuálny vývojový diagram alebo graf vášho zoznamu úloh, ktorý sleduje činnosti. Vytvorte grafy vývoja jednotlivých činností pre hlavné úlohy, ktoré zahŕňajú sériu čiastkových úloh. Keď dokončíte úlohy a čiastkové úlohy, prejdite ich zo zoznamu. Na konci každého dňa a na konci každého pracovného týždňa skontrolujte svoj pokrok a reorganizujte svoje úlohy s novými zoznamami a grafmi pre nový deň a nový týždeň.
Tipy
-
Určte, či máte dostatok prostriedkov na dokončenie úlohy. Kvalita práce je vo všeobecnosti dôležitejšia ako splnenie termínu.
