Účtovné informácie sú údaje o transakciách podnikateľskej jednotky. Od nákupu zásob a strojov až po uzatváranie dlhodobých zmlúv o stavebníctve sa udalosti, ktoré sa vyskytujú v obchodných operáciách, takmer vždy premietajú do účtovných informácií. Účtovníctvo je metóda identifikácie a zaznamenávania týchto údajov a ich používania na generovanie užitočných správ pre rôznych používateľov. Títo používatelia sú vo všeobecnosti rozdelení do dvoch skupín: interní používatelia a externí používatelia. Keďže potreby týchto používateľov sú tak rozdielne, účtovníctvo má dva hlavné perspektívy. Manažérske účtovníctvo je perspektívna perspektíva zameraná na interných používateľov. Finančné účtovníctvo sa opiera o historické údaje a je štandardizované pre externých používateľov. Aby ste pochopili tieto perspektívy, musíte pochopiť niekoľko základných pojmov, ktoré tvoria základ účtovníctva ako jazyk podnikania.
Tipy
-
Účtovné informácie sú merateľné, kvantifikovateľné informácie o transakciách a udalostiach, ktoré zahŕňajú podnikateľské subjekty.
Čo sú to účtovné informácie?
Účtovné informácie sú informácie, ktoré vznikajú z obchodných transakcií. Po identifikácii sa informácie klasifikujú a zaznamenávajú a nakoniec nájdu cestu do rôznych správ. Pre peňažné účtovníctvo je to relatívne jednoduché. Príjmy sa zaznamenávajú v účtovných knihách, keď je prijatá hotovosť, a výdavky sa zaznamenávajú pri vyplatení hotovosti. Táto metóda môže byť jednoduchšia, ale je vhodná len pre menšie podniky s iba malým počtom vlastníkov alebo partnerov. Avšak podniky s viacerými investormi a podnikmi, ktoré majú inventár, považujú akruálnu bázu účtovníctva za potrebnú. Okrem toho sa od verejne obchodovaných spoločností vyžaduje, aby podľa zákona používali účtovníctvo založené na časovom rozlíšení. Transakcie v účtovníctve na základe časového rozlíšenia sa zaznamenávajú s ohľadom na účtovnú rovnicu, pričom každá transakcia má debetnú a kreditnú stránku.
Aké sú tri základné prvky účtovníctva?
Účtovná rovnica sa skladá z troch prvkov: aktív, pasív a vlastného imania. Aktíva sú veci, ktoré firma vlastní a môže používať. Aktíva môžu byť hmatateľné, ako inventárne položky, stroje, budovy a dodávky alebo nehmotné, ako sú patenty a autorské práva. Na aktíva sa považujú aj hotovostné a hotovostné nástroje, ako sú zostatky na bankových účtoch. Podniky môžu tiež vlastniť investície, ktoré by sa považovali za dlhodobé aktíva.
Záväzky sú sumy, ktoré spoločnosť dlhuje iným subjektom. Podnik môže napríklad nakupovať inventár na ďalší predaj na úver. Suma, ktorú dlhujú svojmu dodávateľovi, bude záväzok až do vyplatenia. Vzhľadom na to, že podnikanie platí zamestnancov a zadržiava dane z výplatných listín, vznikne záväzok vo forme daňových zrážok, ktoré sú voči vláde dlžné. Podnikanie môže prevziať pôžičky alebo úverové linky na zaplatenie určitých výdavkov. Tieto zostatky úverov by predstavovali záväzky podniku.
Vlastné imanie je kombinácia súm investovaných do podnikania vlastníkmi alebo akcionármi a príjmami podniku v priebehu rokov. Jednotlivé vlastníctvo, partnerstvo alebo LLC by mohli začať tým, že členovia podnikania dali každú sumu peňažnej hotovosti na bankový účet, ktorý podnik používa. Spoločnosť by mohla začať s veľkou skupinou investorov, ktorá spoločne združuje peniaze. Tak či onak, táto investícia predstavuje svoj majetkový podiel v podnikaní a nazýva sa vlastným imaním podniku. Ak podnik funguje, jeho zisky a straty zvýšia alebo znížia vlastné imanie.
Tieto tri prvky sa spájajú v účtovnej rovnici, v ktorej sa uvádza, že aktíva sa rovnajú pasívach plus vlastnému imaniu. Ako pri každej rovnici, obe strany musia zostať rovnaké. Práve táto koncepcia je základom pre potrebu debetnej a kreditnej strany pre každú transakciu. Zvýšenie aktív bude mať vždy za následok buď zvýšenie záväzkov alebo vlastného imania, alebo zníženie iného majetku, ktorý bol vymenený. Ak napríklad vaša firma kúpi inventár v hotovosti, transakcia znižuje hotovostné aktívum na zvýšenie inventárneho majetku. Ak vaša firma namiesto toho kúpi inventár na úver, vaša firma zvýšila svoj záväzok, splatné účty, aby sa zvýšil majetkový účet inventára.
Prečo je účtovanie dôležité pre podnikanie?
Účtovné informácie pomáhajú ľuďom prijímať obchodné a finančné rozhodnutia. Ich dôvera v presnosť a spoľahlivosť týchto informácií je takmer dôležitá ako skutočné finančné výsledky podniku. Preto je dôležité mať systém, ktorý presne zachycuje realitu podnikania a jeho finančnú situáciu a informuje o tom informácie v dobrej viere. Existuje mnoho používateľov účtovných informácií, z ktorých každý má rôzne obavy z podnikania.
Manažéri musia byť schopní predpovedať potenciálne výsledky rôznych obchodných rozhodnutí. Zamestnanci chcú vedieť, že podnik bude naďalej fungovať finančne stabilným spôsobom. Investori chcú vedieť, ako podnik využíva svoje peniaze na zisk, a musia byť schopní porovnať podnikanie s inými podnikmi s cieľom vyhodnotiť investičné stratégie. Dodávatelia a ostatní veritelia potrebujú vedieť o finančnej výkonnosti podniku a o tom, či podnik má dostatok aktív alebo či používa príliš veľa úverov. V širšom zmysle môžu byť títo používatelia rozdelení do dvoch základných skupín: vnútorných a vonkajších. V dôsledku toho má účtovníctvo dve hlavné odvetvia: manažérske a finančné.
Finančné účtovníctvo
Finančné účtovníctvo je odvetvie účtovníctva, ktoré sa zameriava na štandardizované výkazníctvo na poskytovanie informácií externým používateľom. Verejne obchodované spoločnosti, ktoré ponúkajú svoje akcie na predaj na rôznych burzách, sú povinné pripraviť finančné účtovné výkazy a predložiť ich Komisii pre cenné papiere a burzy pre verejné prezeranie. Rada pre finančné účtovné štandardy stanovuje štandardy, ktorými sa riadi vykonávanie finančného účtovníctva. Tieto všeobecne uznávané účtovné zásady alebo GAAP slúžia ako rámec, ktorý môžu účtovníci používať pri rozhodovaní o spôsobe merania a zaznamenávania finančných informácií.
GAAP diktuje, že účtovné informácie musia mať určité vlastnosti: relevantnosť, významnosť, spoľahlivosť, zrozumiteľnosť a porovnateľnosť. Relevantné informácie sú informácie, ktoré ovplyvňujú rozhodnutie, ktoré je k dispozícii. Zásadnosť znamená, že niečo je dosť významné na to, aby sme si ho mohli všimnúť. Napríklad podnikanie vo viacerých miliónoch dolárov sa nemusí starať o presné oznamovanie transakcie v hodnote 200 USD, ale zistí, že transakcia vo výške 20 000 USD je významná. Spoľahlivé informácie neobsahujú chyby ani manipulácie. Pochopiteľnosť znamená, že informácie sú prezentované jasne a účinne, aby sa predišlo nesprávnemu výkladu. Nakoniec, porovnateľnosť znamená, že výkazy sa vytvárajú a prezentujú podľa prijatých účtovných metód v danom čase. Umožňuje používateľom porovnávať jednu firmu s inou, pretože vie, že informácie sú rovnako informované z podnikania na podnikanie.
Základné účtovné zásady finančného účtovníctva
Finančné účtovníctvo je založené na časovom rozlíšení a používa GAAP ako jeho rámec. Podľa GAAP sa výnosy vyrovnávajú výdavkom použitým na ich vytvorenie. Výnosy sa považujú za získané, ak podnik dodal tovar alebo poskytoval služby, bez ohľadu na to, či sa hotovosť vymieňa alebo nie. Náklady sa zaznamenávajú aj pri prijatí tovaru alebo služieb. Tieto transakcie vstupujú do kníh na základe historických nákladov a nie sú neskôr precenené. Historické náklady sú objektívne, pričom preceňovanie by bolo subjektívne a treba sa im vyhnúť. Tieto zásady riadia tvorbu účtovnej závierky.
Hlavné finančné výkazy
Vo finančnom účtovníctve vedie každý účtovný cyklus tri hlavné finančné výkazy: výkaz ziskov a strát, súvahu a výkaz peňažných tokov. Z týchto troch vyhlásení môžu používatelia analyzovať širokú škálu ukazovateľov výkonnosti, aby ľahko porovnali jednu firmu s inou, aj keď podniky majú rozdielne veľkosti.
Výkaz ziskov a strát zobrazuje rôzne účty výnosov a nákladov. Výnos je prezentovaný ako prvý. Pokiaľ ide o inventár, náklady na predaný tovar sa najprv odpočítajú z príjmov, a to predtým, než sa presuniete na kategóriu nákladových položiek. Náklady predaného tovaru a výdavky sa odpočítajú z príjmu, aby sa získal čistý zisk alebo "spodný riadok" výkazu ziskov a strát.
Súvaha nasleduje po účtovnej rovnici. Zobrazuje všetky účty aktív na jednej strane a účty pasív a vlastného imania na strane druhej. Keď sú knihy na konci účtovného obdobia zatvorené, čistý výnos sa zobrazuje na účtoch vlastného imania. Vykonáva sa bilancovanie, upravujú sa účtovné zápisy a na konci sa zostavuje súvaha, v ktorej sú aktíva rovnocenné súčtu záväzkov a vlastného imania.
Výkaz peňažných tokov ukazuje, kam prebehla hotovosť. Hoci účtovníctvo na základe časového rozlíšenia znamená, že transakcie sa zaznamenávajú, keď sú záväzky splnené alebo prijaté bez ohľadu na hotovosť, je stále dôležité vedieť, čo sa stalo s hotovosťou podniku.Výkaz peňažných tokov vysvetľuje, ako prišli hotovosti a odišli z nich. Rozdeľuje tieto toky do rôznych typov činností. Pre jasnejšiu analýzu budú peňažné toky z obchodných činností oddelené od peňažných tokov z investičných alebo finančných činností.
Manažérske účtovníctvo
Naproti tomu manažérske účtovníctvo je oveľa pružnejšie. Manažment môže potrebovať zobraziť informácie rôznymi spôsobmi, aby vyhodnotil rozhodnutie. Môžu slobodne využívať ľubovoľný formát správy, ktorý je pre nich najvhodnejší. Manažérske účtovné výkazy sa nesmú zobrazovať externým používateľom, a preto nie sú obmedzené použitím GAAP.
Manažérske účtovníctvo je často výhľadovo a subjektívne. Vedúci pracovníci môžu potrebovať analýzu nákladov a prínosov, nájsť body prerušenia, preskúmať náklady na životný cyklus alebo rozdeliť výkazy do rôznych segmentov podnikov, ako sú požiadavky požadované vo finančných výkazoch. Najdôležitejším prínosom manažérskeho účtovníctva je teda flexibilita manipulácie so správami, takže sú pre rozhodnutie najúčinnejšie. Subjektívna povaha týchto správ však odporuje zásadám GAAP, a preto sa nemôžu zobrazovať externým používateľom.
Iné typy účtovných informácií
Daňové účtovníctvo a neziskové účtovníctvo obsahujú špecializovanejšie pravidlá než tie, ktoré sú tu diskutované. Pri diskusii o daňovom účtovníctve môžete počuť pojem "zosúladenie knihy s daňou". To znamená, že účtovník vysvetľuje rozdiely medzi tým, čo sa zobrazuje vo finančných účtovných výkazoch a aké výsledky sa v daňovom priznaní zobrazujú. Dôvodom je to, že pravidlá GAAP a IRS v rade pre finančné účtovné štandardy sa líšia v tom, ako sa s niektorými transakciami zaobchádza. Jedným príkladom je zaobchádzanie s výdavkami na stravu. Zatiaľ čo pravdepodobne odrážate celé náklady na jedlo v knihách vašej firmy, IRS vo väčšine prípadov povolí iba 50% nákladov. Vaše odsúhlasenie bude mať ako vysvetlenie riadkovú položku zobrazujúcu druhú polovicu výdavkov.
Neziskové účtovníctvo sa vykonáva veľmi špecifickým spôsobom, pretože neziskové podniky často majú finančné prostriedky vyčlenené veľmi špecifickými spôsobmi. Vydavatelia grantov môžu mať veľmi špecifické obmedzenia týkajúce sa použitia peňazí. Napríklad môže byť poskytnutá dotácia, ktorá pomôže nízkokvalifikovaným ženám získať odbornú prípravu. Nezisková organizácia musí preukázať, že grantové fondy boli použité na dosiahnutie tohto cieľa. Nemôžu použiť tieto granty na iné projekty, alebo budú musieť zaplatiť finančné prostriedky späť emitentovi. Podobne by darcovia mohli darovať konkrétnemu projektu, a nie všeobecnému fondu neziskových organizácií. Budú chcieť vidieť, že ciele projektu boli splnené. Neziskové účtovníctvo rozdeľuje peniaze do rôznych "finančných prostriedkov" na dosiahnutie tohto vykazovania.
Hoci sa definícia účtovných informácií zdá byť jednoduchá, môžete rýchlo vidieť, ako sa oblasť účtovníctva rozrástla tak, aby zahŕňala toľko špecialít. Existujú ľudia, ktorí pracujú v rozsiahlych oblastiach, ale veľa špecializovanejších úloh. Jednotlivec sa môže zaoberať výhradne na splatných účtoch, napríklad zaistiť, aby podnik zaplatil svoje účty včas, aby zostali svetlá a inventár neustále tečie. Iná osoba by sa mohla rozhodnúť, že bude pracovať výlučne na daňových informáciách o podnikaní, zabezpečuje presné vykazovanie a dodržiavanie všetkých daňových subjektov, či už federálnych alebo štátnych, príjmových, predajných alebo daňových. Jedna vec je istá: všetci zaznamenávajú informácie o obchodných transakciách a použijú ich na podávanie správ rôznym zainteresovaným stranám.
