Poznámky musia poskytnúť informácie stručným a účelným spôsobom. Tento nezmyselný štýl znamená, že aj keď máte pocit, že by ste mohli písať jeden, mali by ste nájsť jednoduchý, rozumný formát vítanou úľavou od ostatných, viac pracovne náročných projektov na písanie, ktoré by ste mohli mať na stole.
Napíšte nadpis
Začnite svoju poznámku napísaním štandardného nadpisu, ktorý obsahuje "Do:", "Od:", "Dátum:" a "Predmet" na samostatných riadkoch. Dávajte pozor na publikum, uvedomte si, že možno nebudete chcieť rozširovať svoju poznámku celej spoločnosti, ale len niekoľkým oddeleniam. Perfektná hlavička umožňuje čitateľom rýchlo skenovať a zbierať dôležité informácie hneď od začiatku - od relevancie k téme.
Uveďte svoj účel
Napíšte krátke otvorenie, ktoré jasne uvádza v najjednoduchšom možnom smere váš účel písania. Ak si to prajete, naneste si nejakú osobnosť, ale takisto nechajte tento doplnok stručný. Napríklad, ak robíte oznámenie, môžete napísať: "Po obzvlášť dlhom a vyčerpávajúcom vyhľadávaní som veľmi spokojný s tým, že spoločnosť ABC Company najala skupinu XYZ Writers Group, ktorá bude usmerňovať naše nadchádzajúce marketingové snahy."
Spracovanie s presnosťou
Vyzdvihnite telo svojej poznámky - nie viac ako dva alebo tri odseky - na vypracovanie svojho úvodného vyhlásenia. Predvídať otázky je dôležité; nechcete, aby vaša poznámka vygenerovala viac otázok než odpovedí, ale poznámka nie je fórom na vyčerpávajúce zverejnenie 360 stupňov. Usporiadajte najdôležitejšie informácie - čo zamestnanci budú chcieť vedieť a čo potrebujú vedieť - hierarchicky. Nakoniec, majte na pamäti, že poznámka zriedka slúži ako "posledné slovo" na tému; v skutočnosti niekedy aktivuje celý rad aktivít. Takže venujte posledný odsek tela vašej poznámky "ďalším krokom" alebo "čo sa stane ďalej". Napríklad v tomto prípade by ste sa chceli podeliť, keď predstavíte skupinu spisovateľov vašim zamestnancom.
Zatvorte v štýle
Zatvorte poznámku o pozitívnej poznámke, uvedomujúc si, že posielate implicitnú správu, ktorú majú vaši zamestnanci sledovať. Mohli by ste napríklad povedať: "Viem, že sa tešíte, ako ja, aby som sa pustil do tejto vzrušujúcej kapitoly v histórii našej spoločnosti. Ďakujem vám vopred za vaše pokračujúce nadšenie a odhodlanie."
Ukážte na Prílohy
Zahrňte notáciu v spodnej časti vašej poznámky príslušné prílohy, ako sú dokumenty, ktoré chcete čítať od zamestnancov, alebo nové postupy, ktoré chcete sledovať. Stačí napísať slovo "Priložené:" a stručne zhrnúť informácie. V tomto príklade možno budete chcieť zahrnúť súpis predchádzajúcich marketingových projektov skupiny spisovateľov, aby sa vaši zamestnanci mohli oboznámiť so štýlom a úspechmi skupiny. Získajte jasné informácie o tom, kde môžu zamestnanci tieto informácie nájsť. Napríklad, či uverejníte papierovú kópiu svojej poznámky na výveske alebo ju posielate e-mailom na celú spoločnosť, uistite sa, že zamestnanci chápu prístup k prílohám.
Tipy
-
Prečítajte si svoju poznámku nahlas, ako si ju dôkladne preštudujete a upravte pred jej šírením.
