Mapovanie obchodných procesov poskytuje vedúcim podnikom príležitosť objasniť, ako sa procesy skutočne vykonávajú. Odhaľuje problémy, ako sú prekážky a rozdiely v tom, ako proces vykonávajú rôzne skupiny alebo jednotlivci. Vedúci pracovníci môžu tiež zistiť, či spôsob, akým sa proces skutočne vykonáva, sa líši od spôsobu, akým sa má robiť. Vytvorenie procesnej mapy, nazývanej tiež vývojový diagram, je hlavnou súčasťou procesu riadenia a zlepšovania procesov Six Sigma, ale môže byť prínosom aj bez úplného rámca Six Sigma.
Zhromažďujte informácie od jednotlivcov, ktorí skutočne vykonávajú proces o tom, ako sa to robí. Uistite sa, či sa jednotlivé kroky líšia za rôznych okolností alebo pre rôznych ľudí. Zamerajte sa na to, ako sa proces v súčasnosti vykonáva, a nie na to, ako sa má robiť.
Rozhodnite, ktorý typ procesnej mapy sa má vytvoriť. Základný vývojový diagram činností znázorňuje tok krokov v procese vrátane rozhodovacích bodov, zatiaľ čo vývojový diagram nasadenia tiež jasne zobrazuje zapojenie rôznych skupín alebo ľudí. V druhom z nich vytvorte stĺpce pre každú osobu alebo skupinu a nakreslite každý krok v príslušnom stĺpci, aby ste určili, kto vykonáva krok.
Začnite mapu obchodných procesov tak, že nakreslíte oválny alebo zaoblený obdĺžnik, štandardný symbol pre začiatočný bod. Pre vývojový diagram činností nakreslite východiskový bod v ľavej hornej časti stránky papiera alebo softvérovej stránky. Pre graf nasadenia nakreslite ho v hornej časti príslušného stĺpca.
Označte začiatočný bod frázou označujúcou, že ide o východiskový bod, ako napríklad "Zavolanie" alebo dokonca len "Štart". Každá z vašich krokov bude označená týmto spôsobom a mala by obsahovať sloveso, ktoré reprezentuje vykonanú akciu.
Vytvorte každý z procesných krokov tak, že nakreslíte obdĺžnik a označíte ho. Každý krok by mal mať svoje vlastné zastúpenie. Nekombinujte kroky v jednom tvare pomocou slova "a" na pripojenie viac ako jedného slovesa alebo akcie.
Pripojte kroky pomocou šípok ukazujúcich smer toku procesov. Je to v poriadku, ak má vaša mapa niekoľko riadkov, ktoré sa hodia na stránku. šípky spôsobujú tok bez ohľadu na fyzické usporiadanie krokov.
Použite tvar diamantu na to, aby reprezentoval rozhodovací bod, kedykoľvek nasledujúci krok závisí od konkrétnej okolnosti. Napríklad procesná mapa pre online nákupný košík bude mať rozhodujúci bod, ktorý bude reprezentovať zákazníkovu voľbu platiť kreditnou kartou alebo pomocou PayPal.
Uveďte kroky, ktoré nasledujú po rozhodovacom bode, vytvorením obdĺžnikových symbolov a ich označením a pridaním šípok na zobrazenie toku procesov. Označte každú šípku vedúcu od bodu rozhodnutia, aby ste objasnili stav, ktorý vedie k sledovaniu tejto cesty. V našom príklade použite štítok "PayPal" pre jednu šípku a "kreditnú kartu" pre druhú.
Pridajte posledný tvar oválneho alebo zaobleného obdĺžnika s označením "Koniec" ako posledný krok na označenie konca procesu.
Skontrolujte svoju mapu procesov a uistite sa, že je správne načítaná. Tiež niekoľko jednotlivcov, ktorí vykonávajú proces preskúmanie, aby zabezpečili, že to presne zobrazuje, čo robia.
Tipy
-
Programy ako Microsoft Visio majú špeciálne funkcie na vytváranie procesných máp, ale môžu byť použité aj iné grafické programy alebo PowerPoint. Keď prvýkrát zhromaždíte informácie o procese, napíšte každý krok na malé lepiace poznámky a potom ich usporiadajte, aby ste zobrazili tok procesov. Táto metóda môže byť jednoduchšia než pokúšať sa vytvoriť mapu procesov naraz od začiatku. Ak váš proces zahŕňa veľa odovzdaní medzi skupinami alebo jednotlivcami, možno budete chcieť použiť vývojový diagram nasadenia, ktorý explicitne ilustruje zapojenie rôznych strán.
