Ak oznamujete zamestnancovi, dodávateľovi alebo držiteľovi poistky, že jeho zmluva nie je obnovená, budete musieť poslať neprenosný list. Napísanie tohto listu s taktnosťou a profesionalitou môže uľahčiť priateľské oddelenie, nehovoriac o šetrení času a zármutku. Toto je trochu zložitý manéver; písmeno obnovenia musí byť vyvážené medzi pevne stanovenou pozíciou a citlivosťou na emócie príjemcu.
Jasne uveďte svoj úmysel
Jasne uveďte svoj účel. Nesprávnosť môže neskôr otvoriť dvere na zmätenosť. Po uvedení názvu príslušnej firmy alebo organizácie vysvetlite, že čitateľ nie je obnovený. Pre citlivejšie záležitosti, ako je pracovná pozícia, by sa list mal riadiť telefonickým hovorom alebo osobným stretnutím, v ktorom krátko vysvetlí dôvody pre neobnovenie.
Príklad:
Dostávate tento list, pretože v súčasnosti nám poskytujete mesačnú kávu pre našu kanceláriu, ktorú musíme zrušiť v nasledujúci mesiac.
Zadajte prílohu
Dajte čestný dôvod na to, aby ste sa neobnovili. Váš príjemca si zaslúži platné vysvetlenie rozhodnutia. V mnohých prípadoch môže byť dôvod jednoduchý ako zmena politiky, zníženie rozpočtu alebo pravidelné ukončenie pozície. Ak bolo rozhodnutie založené na slabom výkone, povedzte to s príkladom. Vyhnite sa otravovaniu alebo príliš obviňujúcim tvrdeniam; namiesto toho zostať pokojný a profesionálny. Uistite sa, že máte konkrétne hlásenia incidentov na zálohovanie akýchkoľvek vyhlásení o nesprávnom konaní alebo zlého výkonu, ak by rozhodnutie spadlo do úvahy.
Príklad:
Nie ste obnovení kvôli vašim výkonom v pracovnej kapacite, najmä pokiaľ ide o presnosť a záväzok k práci.
Diskutujte o dostupných možnostiach
Vysvetlite možnosti, ktoré má príjemca k dispozícii. Pre zmenu politiky uveďte alternatívy a konkrétny dátum ukončenia. V prípade neobnovenia zmluvy na pracovisku alebo dodávateľa je rozhodujúce nielen poskytnúť časový rámec, ale aj pokyny týkajúce sa zostávajúcej dovolenky a zodpovednosti. Je to tiež príležitosť, ak sa rozhodnete, informovať príjemcu o procese odvolania sa na neobnovenie. Poskytnite kontaktné informácie pre osobu zodpovednú za tento proces alebo odkaz na príslušnú webovú stránku, kde nájdete ďalšie informácie.
Príklad:
Upozorňujeme, že vaša služba s nami skončí s účinnosťou od 1. februára. Zatiaľ čo momentálne nepotrebujeme vaše služby, môžeme v budúcnosti rozšíriť náš rozpočet, preto sa uistite, že ste sa s nami neskôr v roku vrátili, keď prehodnocujeme naše potrebuje.
Zdvorilosť počíta
Buďte zdvorilí. V mnohých prípadoch príde neobnovenie príjemcom ako prekvapenie a môže to byť ťažký list, ktorý si môžete prečítať, pretože často predstavuje veľkú zmenu života alebo príjmov. Poďakujte zamestnancovi, držiteľovi poistky alebo dodávateľovi za ich čas a príspevky k podnikaniu a prípadne im želajte šťastie v ich budúcich snahách. Nezabudnite však na akékoľvek pochybnosti alebo pochybnosti o rozhodnutí, pretože to môže príjemcovi naznačovať, že by mal napadnúť rozhodnutie, alebo ho dokonca vziať na súd.
Príklad:
Ďakujeme Vám za cenný prínos, ktorý ste urobili pre našu firmu. Prajeme vám šťastie v budúcich snahách.
Správny formát
Podpíšte písmeno s vaším menom a pozíciou. Uveďte svoje názov a kontaktné informácie tak, aby príjemca v rozhodnutí pochopil vašu autoritu a bude vás môcť kontaktovať s otázkami. Ak jednoducho oznamujete zmenu pravidiel, pridajte, že neobnovenie je v súlade s touto politikou a pripojte ju na odkaz.
Buďte istí, aby ste si prečítali malú tlač
Ak máte písomnú zmluvu s osobou alebo službou, ktorú si vyberiete, nie je potrebné ju prečítať. Môžu existovať špecifiká o tom, ako a kedy môžete ukončiť zmluvu, ktorú musíte dodržiavať, aby ste nedopustili porušenie zmluvnej situácie. Ak ide o zmluvu o automatickom obnovovaní, napríklad o mesačnú službu, písomne požiadajte o ukončenie a pošlite ju príslušnému oddeleniu. Nezabudnite uviesť dátum, kedy chcete ukončiť službu. Záleží len na vás, ak by ste chceli uviesť dôvod, prečo. Ak pred obdobím obnovenia nezrušíte platbu, môže vám byť uviaznutý poplatok za ukončenie zmluvy, preto si všimnite akékoľvek termíny na zrušenie, keď uzavriete zmluvu o automatickom obnovovaní.
