Existuje niekoľko prípadov, kedy môžete požiadať o napísanie listu v mene niekoho iného. Právnici napríklad robia pravidelne. Iné situácie zahŕňajú písanie pre ľudí, ktorí nemajú zručnosti na to, aby to robili sami, alebo ktorí sú študenti druhého jazyka a nemôžu písať v angličtine. Neprítomnosť vášho šéfa z kancelárie môže byť ďalším dôvodom, prečo vás žiadal, aby ste v jeho mene napísali list. Bez ohľadu na to, prečo píšete písmeno pre iný, formát je konzistentný.
Určite obsah
Hovorte s osobou, ktorú napíšete v mene spoločnosti. Vytvorte zoznam bodov, ktoré chcete pokryť, osobu, ktorej sa má písomne obrátiť, a všetky ďalšie podrobnosti, ktoré je potrebné zahrnúť. Diskutujte o téme listu, kým nebudete mať pocit, že máte dostatok informácií o pozadí, aby ste to správne napísali.
Použite formát Hlavičkový papier a Business Letter Format
Napíšte na hlavičkový papier, ak je to možné, pretože vám dáva dôveryhodnosť svojej korešpondencii. Ak nemáte hlavičkový papier, napíšte adresu osoby, na ktorú píšete písmeno v hornej časti stránky, ponechajte medzeru a zadajte dátum. Začnite s pozdravom, "Drahý", za ktorým nasleduje meno, titul a čiarka. Ak napríklad napíšete spoločnosť, čítal by "Vážená pani Briggsová" alebo "Na predsedajúceho sudcu", ak je to na súde.
Prijať formát bloku pre obchodné listy. Všetky vety začínajú na ľavej strane stránky; odseky sú oddelené medzerou. Vzdialenosť medzi zatváraním je tri až štyri riadky, ktoré umožňujú podpis. Zadajte obchodné písmená skôr než ich písať rukou.
Vyhlásenie autora
Uveďte, že píšu v mene inej osoby, ak je to vhodné, napríklad v liste súdu. Ak ide o list, ktorý vyšiel pod menom druhej osoby, nemusíte uviesť, že ju sama nepísala. V prípade fyzického zranenia alebo jazykových problémov uveďte dôvod: "Píšem za Jeremyho Smithera, keď si zlomil obe zápästie lyžovanie."
Použite efektívny a ľahko zrozumiteľný jazyk
Dostaňte sa k bodu. Listy - či už v mene niekoho iného - musia byť krátke a stručné. Uveďte dôvod, prečo píšete, a potom spustite nový odsek pre vaše podporné nápady. Nezabudnite meniť odseky a ponechať medzeru pri zmene myšlienok. Napíšte do ľahko zrozumiteľného jazyka. Nepoužívajte veľké slovo, keď malý bude robiť a udržať svoje vety krátke. Snažte sa objasniť skôr než snažiť sa zapôsobiť na čitateľa svojou rozsiahlou slovnou zásobou.
Použite formálny hlas
Udržujte tón podobné. Vyhnite sa kvitnúce frázy a zostaňte zamerané na tému, o ktorej píšete. Nezaujímajte svoj názor na túto tému, pokiaľ to nie je veľmi dobrý dôvod.
Zavrieť silné
Zhrňte obsah listu v záverečnom odseku. Uveďte aj akciu, ktorú píšete osoba, ktorú chcete prijať. Ak by mohla byť výmena chybného spotrebiča alebo žiadosť o stretnutie. Použite uzatváraciu položku "S pozdravom" alebo "S pozdravom", aby ste zostali v súlade s obchodným tónom písmena. Frázy ako "Skoro rozprávať" alebo "Váš priateľ" nie sú vhodné. Prihláste a napíšte svoje meno, za ktorým nasleduje slová "v mene meno osoby, pre ktorú píšete."
Preskúmanie
Nechajte svoj list na deň alebo tak dlho a potom ho upravte. Rovnako ako gramatické a pravopisné chyby, dávajte si pozor na bežne zmätené slová, ako napríklad "prešiel a minulosť" alebo "ovplyvniť a ovplyvniť". Skontrolujte to proti pôvodnému zoznamu, aby ste sa uistili, že ste na niečo nezabudli. Dajte sa na miesto príjemcu listu. Prečítajte si to nahlas pre seba a posuďte ju za tón a obsah. Zodpovedajúce úpravy. Prezrite si list s osobou, v mene ktorej ste napísali. Uistite sa, že ste neprehliadli nič, kto by chcel byť zahrnutý.
